Call a meeting

召開會議檢核表與不同類型會議的準備

會議檢核表

事前準備

• 議程 (agenda): 會議的目的?
  • 開會前的準備
  • 開會預期解決的問題、達到的目的
• 需要參加會議的人 (key person)
  • 需要其他人幫你解決、確認什麼問題?
• 開完會後需要完成的具體行動是什麼？ (action item)

會議通知

• 會議時間
• 會議地點
• 議程
• 使用 Google calendar 或 outlook calendar 寄出行事曆事件的邀請通知

不同角色的檢查項目

角色: 召開會議的協調者

• 會議目的
• 應該參加會議的關係人是否通知出席？
  • 參與會議的參與者是否有臨時參加不清楚狀況的成員，需要準備什麼東西方便進入狀況，例如: 會前協調、或之前多次會議結果的會議記錄摘要。
  • 不同人共同參加時，可以一起共創的可能、如何形成共識？有別於個別溝通對話。
• 開完會後的追蹤工作項目?

角色: 參與者

• 這個會議跟我有關嗎? 無關的話，為何出席?
• 開完會後需要完成的工作項目?

不同會議類型的會議準備

工作任務類型的會議

會議開始前情提要

• 摘要說明上次會議討論結果與追蹤事項的處理狀況，以及本次會議的目的
• 目前遇到的困難與需要的協助
• 預計執行、尚未執行的工作項目

專案計畫的提案會議

簡報大綱

1. 計畫的實施方法、與成果的對應
2. 展開明確、具體的執行步驟
3. 如果計畫由多項子計畫組合，各子計畫部分如何互相銜接與合作
4. 計畫成果與預算規劃

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