Conference preparation

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如何準備大型 (百人以上) 研討會，會前準備工作、報名系統、聯絡、外膳等工作事項


會前準備 (講師人選確認前)[edit]

Email 通知多位講師人選時，請使用 BCC (密件副本) 避免看到收件者多人的個資訊息[1]。 Icon_exclaim.gif

  • 活動目的: 專案需求目的?
  • 議題與講師人選: 根據活動目的，決定研討會講題與可能的講師人選。
  • 預算: 講師鐘點費、是否供應與會餐點、場地、講義簡報等費用等。
  • 地點: 會前場地勘查 (以電腦教室為例，須考量是否有不能開機、是否有安裝資料復原系統，重新開機會導致學員儲存到桌面的檔案不見？)
  • 時間:
  • (optional) 擬定行為守則 (Code of Conduct)

講師的初步意願確認信[edit]

提供資訊 受邀者內心 OS 主辦方建議
時間地點 我有辦法出席嗎？ 邀請信件建議一個月前提出邀請[2]、如果是熱門講師人選，有時甚至需要三個月前提前邀請。如果是外縣市的講師，需要協助交通以及到車站接應或安排計程車
會議主題 我熟嗎？我感興趣嗎？ 為什麼會找這位講師？會議主題跟受邀者的關聯性，例如透過出版著作領域、Blog 文章主題等方式熟知。
會議定位 這場會重要嗎？有意義嗎？（如：誰主辦的、屬於哪個計畫、會前已經做了哪些事、目前遇到什麼問題、會議結論有什麼效力、會後會有什麼 action item） 主辦單位名稱、簡介、預定出席的聽眾是誰、哪個產業別等相關資料
其他邀請對象 有專長重複的我就不用去了，另，如果有缺什麼領域的人，我可以幫推薦
推薦人 誰陷害我的？為什麼他要這樣對我？

會前資訊提供信[edit]

提供資訊 受邀者內心 OS 主辦方建議
詳細議程 我要準備幾分鐘的發言內容？ (1) 活動形式是演講或座談形式？ 與聽眾互動的時間比例預估多少? 例如一小時演講、一小時問答、(2) 課程或演講大綱是什麼？講師可否修改？
承辦人背景 我要用什麼角度切入比較好讓承辦單位理解？
期望產生的效果 我要講可以幫助發想跟規劃的大方向？還是講可以馬上實做的具體細節？ 根據活動目的、事先規劃預計開放參加的與會聽眾背景？
會議資料 我看看我能怎樣滿足你的期望…
紀錄方式 這是黑箱會議嗎？我會變成背書用的橡皮圖章嗎？有錄影嗎？有文播共筆嗎？記錄會放上網嗎？有直播網址可以丟給朋友看嗎？ 如果要開放講師演講內容，需要請講師簽授權書(ex: 創用CC授權書)，詢問是否允許授權主辦單位將講師簡報檔、錄影等放到活動網站上。
酬勞 公定價大家都知道，但還是講一下
聯絡窗口 我知道這些都不是你決定的，辛苦惹

相關資料

活動網站 與 報名系統[edit]

活動網站[edit]


報名方式[edit]

(根據與會者的e化能力調整)

  • 純網路報名: 採用線上報名或email報名。
  • 網路報名 + 其他報名方式: Icon_exclaim.gif 並非所有與會者會上網時，增加傳真報名、電話報名。
  • 現場報名


報名系統


報名時所填寫的資料

  • (選擇性)報名者與演講者，在會議前對該主題的溝通: 報名時，讓報名的人寫下「用一句話描述什麼是xxx主題」、「對XXX主題想問的問題」，讓講師可以在會前了解報名的人對該主題的想像。(參考HPX聚會的作法)
  • 報名人的姓名或暱稱、服務單位與職稱
  • 個資同意書

加入行事曆[edit]


工作人員編制[edit]

  • 哪些工作類型、工作說明
  • 預定參加的工作人員，是否瞭解工作內容，如果是新加入的不瞭解工作內容，則是否需要加強訓練與練習
  • 會前整體流程說明與工作人員訓練

會前準備(講師人選確認後)[edit]

講師聯繫[edit]

  • 講師交通方式: 詢問講師交通方式，若開車可確定是否要申請停車優惠；若是外地講師，則須確認是否搭乘大眾捷運系統，如果是的話，需要詢問是否要接應？
  • 會議室場地資訊: 可容納多人/目前報名多少人、會議室講台與會議室內全貌的相片，可提供講師與會場聽眾互動的規劃參考
  • 報名人背景資訊: 提供講師的演講方向的準備參考，例如聽眾都是誰？ (例如: 職業別的比例)、對於演講主題熟悉程度的多寡等。如果報名系統有詢問聽眾想要瞭解什麼問題，可以彙整給講師知道「聽眾在乎什麼」。
  • 研討會整體議程: 提供講師整體議程，避免主題接近的講師，準備同樣的「導論」。例如wiki主題同時安排講師A、講師B來講，主辦單位可以協調比較慢講的講師B，請他不用準備太多的「導論」內容，例如介紹wiki是什麼。
  • 互動方式安排：聯繫講師時，除了讓聽眾可以詢問講師的互動方式外，可以請講師事先準備一個問題給會眾，讓會眾可以演講後再思考等方式。
  • More on 如何邀請講師

簡報/設備準備[edit]

設備準備

  • 詢問講師是否需要網路連線、播放CD/DVD、無線滑鼠、使用大會準備的電腦或使用講師自己筆記電腦、平板電腦、螢幕轉接線等軟硬體需求
    • 狀況1: 使用講師個人筆記型電腦內建的喇叭播放影片，由於聲音較小，需要外接設備擴大聲音。方案: (1) 會議室現有喇叭設備、(2) 外接「喇叭」、(3) 或者使用「麥克風」接到講者電腦。事前可以準備加上「麥克風架」，就不需要工作人員協助長時間手持「麥克風」。
    • 狀況2: 座談會中若有安排視訊會議，則需要會前演練，避免防火牆或電腦設定等原因，導致無法連線。
    • 狀況3: 要顯示手機操作畫面，改用實體投影機，而非用轉接線播放手機畫面。 (MIX 2013 研討會觀察)
    • 狀況4: 講師雙手需要操作電腦，導致需要工作人員長時間手持「麥克風」。事前可以準備加上「麥克風架」。
  • 會議場地內已有設備
  • 電源延長線?

簡報準備

  • 場合可以分成幾種: 1. 電腦螢幕上播放, 2. 列印在A4紙張, 3. 投影到教室(約50人)白版/屏幕, 4. 投影到大型演講室 (約百人以上) 的白版。如果有圖佔滿一整面簡報的版面，那麼將 簡報壓縮 或者使用低解析度的圖，會造成影響的是第4種場合，因為失真的狀況被放大了，看得很清楚，所以要壓縮前要清楚簡報使用的場合，或者備份未壓縮的原始檔。

行政庶務[edit]

  • 交通費、講師鐘點費等

活動宣傳 與 參與誘因[edit]

  • 海報, EDM, 相關社群或主題的電子報,
  • 相關領域的網站公告、研討會訊息集散地 ...
  • 公文: 如果活動對象針對學校教師，則可跟教育部申請發公文。

誘因

  • 研習證明 或 教師研習條、公務人員研習時數證明

外膳準備[edit]

外膳的食物選擇

  • 因為食物從餐廳出來到真正用餐時間有一段時間，需要考慮冬天與夏天食物保存的時間？例如: 炸物放置時間太久，不好吃。
  • 場地如果不允許明火烹飪，則不能放置瓦斯爐，避免危險。
  • 如果聽眾的年紀稍長，則需要準備容易咀嚼的食物，例如: 蘿蔔糕。
  • 如果聽眾用餐有葷素的區別，建議紙牌標示。
  • 為了方便用餐與場地清潔，避免需要用手直接接觸的食物，例如: 玉米或滷味的雞腿。

外膳的飲料選擇

  • 冷、熱
  • 有糖、無糖
  • 廠商準備滴水桶

外膳的會場佈置

  • 外膳餐廳人員如何到會場？如果可以從停車場直接搭電梯到會場，是最方便了。
  • 餐廳人員到達會場，提供桌子放置餐點
  • 如果是講師，因為演講完通常會被聽眾纏住問問題，需要額外準備餐點給講師。如果有額外的休息室，也可以讓講師方便休息。

外膳的後續處理

  • 廚餘、餐盤回收
  • 如果剩下太多，需要額外準餐盒或塑膠袋，讓與會者或工作人員帶回家。

謝謝聖光與 HPX100 百識可樂活動 籌備團隊的分享!

會前3~7天[edit]

資料印製

  • 跟講師索取簡報檔，以利事先印製研討會手冊 (部分講師也許需要埋梗，可以提醒演講用的與列印用的簡報檔是不同份檔案)
  • (選擇性) 報名系統是公開的網誌留言平台，報名時，也同時提供與會者之間的交流 (參考HPX聚會的作法)
  • Icon_exclaim.gif 如果文宣品需要列印二維條碼，避免使用有流量限制的二維條碼服務。

會前1天[edit]

活動提醒[edit]

  • 發信再通知與會者活動訊息與議程，提醒他們參加
  • 建議講師提前半小時到會場，可會前操作確認簡報投影

設備準備[edit]

  • copy簡報檔到筆記型電腦，再攜帶到會場。如果會場已有電腦，則須考量檔案格式在不同電腦作業系統的呈現差異，備案是將簡報檔轉成 PDF 檔。
  • 調整「螢幕保護模式」出現的時間、監視器能源省電的時間設定 (顯示器 -> 內容)

活動佈置/空間導覽系統[edit]

  • 導引海報: 在關鍵地點(例如大道路到會議室間，與會者必經地點)貼活動海報 或 方向箭頭，以便導引與會者到會場會議室
  • 活動議程海報: 在會議室門口 或 會議室內講台前張貼議程

網路基礎建設[edit]

  • 講師與聽眾使用的網路環境應該分開，例如聽眾使用無線網路，而講師使用另一加密的無線網路，或者另外牽一條網路專線供講師使用。避免過多聽眾使用會場無線網路，反而影響到講師的網路使用。 (Thanks, Tenz!)

活動進行[edit]

人員編制[edit]

當天活動前[edit]

  • 接待 / 報名處: 依照報名系統所給予編號、手機號碼前四碼，或者是依照姓名筆劃排序？
  • 講師聯繫人，以便掌握講師行蹤
  • 場地佈置 / 系統支援
  • 設備準備: 關閉電腦的即時通訊軟體，例如 Line，避免講者演講時跳出對話訊息。
  • 機動組 Good.gif

當天活動進行時[edit]

Owl icon.jpg 演講開始前，事先說明是否會開放簡報下載或者釋出錄影，減少與會者拍照簡報的次數，讓他們可以專心聽講。
  • 接待 / 報名處
    • 如果有會前有提供訂便當，根據簽到表，再度確認便當數量，避免剩下太多沒人吃的便當
    • 導引位置 / 座位
  • 活動紀錄
    • 文字紀錄
    • 攝影記錄: Icon_exclaim.gif 避免使用閃光燈，「除非合照，不然都盡可能避免使用閃燈，用其他方式替代」減少對觀眾的干擾。 (謝謝江江分享！)
    • 影音紀錄: 備有設備, 如相機, 錄音筆, DV 錄影時同時記錄特殊事件發生的時間點 (Timecode)，例如：(1) 演講開始與結束的時間、 (2) 某段故事講述的時間 (3) 除了拍攝者紀錄，公司同事可以協助記錄覺得演講重要的內容的時間點等等，方便剪輯。 ...
    • (選擇性) 附應頻道(Backchannel): 會議網頁或會場地點公佈該場次(session)的hashtag，讓與會者在會議進行中，透過同步網路技術如微部落格Twitter 的 hashtag 方式進行對話。透過事先約定好的 hashtag 可以方便地查找與會者的意見，例如twitter上#osdc或#osdc.tw的hashtag。
    • (選擇性) 會後利用 Flickr 上傳相簿時也使用該標籤，方便找到使用者提供的相片，例如flickr上標上osdc的相片搜尋)。
  • 主席/司儀:
  • 時間控制(使用APP、打鈴 或 紙板提示時間)
  • 問與答: 除了傳統的現場問答、請現場與會者填寫問題單再彙整統一問答。可以使用 sli.do 線上收集問題，而且也提供投票機制 [Last visited: 2016-11-25]。時間有限下，講師可以讓現場與會者問一題、線上 sli.do 挑選最多人投票的一題來回答。參考自 2016 台灣資料科學年會 課程作法。
  • 茶點準備
  • 機動組

Tea & Break[edit]

Tea

  • 紙杯 茶水 茶包
  • 或者建議自帶茶杯

Break

  • 預留點心給講師 Icon_exclaim.gif 因為講師在休息時間，可能一直被與會人圍著問問題。當講師要去拿點心時，可能點心已經被一掃而空，預留點心給講師可以解決這樣的問題。即便主辦單位跟講師沒有溝通好，講師自己去拿了一份點心。因為只是一份多餘的點心，會後要處理也很容易。

會後[edit]

  • 請與會者填寫滿意度問卷調查表: 詢問演講內容、演講場地等的滿意度。
  • 請講師簽授權書(ex: 創用CC授權書)，允許授權主辦單位將講師簡報檔、錄影等放到活動網站上。
  • 行政庶務
  • 活動紀錄

意外狀況[edit]

tools[edit]

會議 app

相關單位[edit]

further reading[edit]

References[edit]

  1. ↑ 搞不清楚「CC」和「BCC」嗎？四個技巧教你寫出一封專業的工作email - The News Lens 關鍵評論網
  2. ↑ Facebook 「某DC辦公室邀約：一個月前敲定、15分鐘發表15分鐘討論、給薪、公文邀請函、事前連線測試。」
  3. ↑ Crazypad: PresenTimer-幫你在會議中敲提醒鈴喔！
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