Microsoft Excel: Difference between revisions

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Revision as of 14:13, 19 January 2019

Export MySQL query to Excel file

Export CSV from EXCEL

建議使用 LibreOffice Calc (LibreOffice Portable) 開啟 Excel 檔案，匯出 UTF-8 編碼的 CSV 檔案

雖然 Excel 本身也有提供匯出「Unicode 文字 (*.txt)」，但是因為無法設定使用雙引號框住欄位值。會造成後續匯入檔案容易出問題。
Excel 本身提供匯出「CSV (逗號分隔) (*.csv)」是 Big5/ANSI 編碼，遇到 Unicode 文字會變成問號。
解決 Excel 轉 CSV 檔案的數字變為科學符號的問題

Import CSV to EXCEL

匯入或匯出文字檔案 - Excel 支援 Unicode 編碼 Win 圖形教學: Excel打開是亂碼？教你換一個「開啟方式」，瞬間找回所有資料｜經理人
欄位內容分隔符號 " (雙引號); 欄位分隔符號 , 不可夾雜空白。Unicode 檔案需要檔案有 BOM，這樣才能點選兩下 CSV，Excel 開啟時沒有問題。 (Excel 2007) Win
解決CSV檔亂碼 (Microsoft Excel 2007 或 OpenOffice.org 3.2) Win
解決 Mac 系統匯入中文 CSV 檔案遇到亂碼問題 (Excel on Mac 版本 16.20, Office 365) macOS
Mac Office Excel 匯入中文 CSV 檔案 (Microsoft Excel for Mac 2011) macOS
解決 MAC 電腦匯入中文 CSV 檔案遇到亂碼問題 (LibreOffice v. 6.1.2.1) macOS
雖然 CSV 欄位已經用雙引號區隔，但是如果欄位裡面也有包含雙引號，匯入到 Excel，會導致欄位錯誤的問題。解法1: 原始資料的雙引號改成單引號、解法2: 不用 Excel ，改用 LibreOffice Calc

讓 CSV 可以方便讓 Excel 直接開啟

CSV 檔案 (測試的 Excel 版本: Excel 2015 on Win 、LibreOffice Calc v. 5.4.3.2 on Win 、Excel for macOS 2011 v. 14.7.7)

欄位間隔符號 , 、UTF-8 編碼、有 BOM^[1] →
- 使用 Excel on Win 點選兩下檔案直接開啟，不會看到中文變成亂碼，而且不同欄位不會擠到同一個欄位 (儲存格)
- 使用 LibreOffice Calc on Win 直接開啟檔案，會看到「文字匯入」對話視窗，需要調整字元集「Unicode (UTF-8)」，分隔符號則已經勾選「逗號」，即可順利匯入資料
- 使用 Excel on macOS 直接開啟，會看到中文變成亂碼，需要改用匯入外部資料方式

欄位間隔符號 , 、UTF-8 編碼、沒有 BOM →
- 使用 Excel on Win 點選兩下檔案直接開啟，會看到中文變成亂碼，需要改用匯入外部資料方式
- 使用 LibreOffice Calc on Win 直接開啟檔案，會看到「文字匯入」對話視窗，字元集正確偵測是「Unicode (UTF-8)」，分隔符號則已經勾選「逗號」，即可順利匯入資料
- 使用 Excel on macOS 直接開啟，會看到中文變成亂碼，需要改用匯入外部資料方式

欄位間隔符號 TAB 、UTF-8 編碼、有 BOM →
- 使用 Excel on Win 點選兩下檔案直接開啟，不會看到中文變成亂碼，但是不同欄位擠到同一個欄位 (儲存格)
- 使用 LibreOffice Calc on Win 直接開啟檔案，會看到「文字匯入」對話視窗，需要調整字元集「Unicode (UTF-8)」，分隔符號則已經勾選「定位鍵」，即可順利匯入資料
- 使用 Excel on macOS 直接開啟，會看到中文變成亂碼，需要改用匯入外部資料方式

欄位間隔符號 TAB 、UTF-8 編碼、沒有 BOM (byte-order mark) →
- 使用 Excel on Win 點選兩下檔案直接開啟，會看到中文變成亂碼，需要改用匯入外部資料方式
- 使用 LibreOffice Calc on Win 直接開啟檔案，會看到「文字匯入」對話視窗，字元集正確偵測是「Unicode (UTF-8)」，分隔符號則已經勾選「定位鍵」，即可順利匯入資料
- 使用 Excel on macOS 直接開啟，會看到中文變成亂碼，需要改用匯入外部資料方式

Import XLS to MySQL

Toad for MySQL Freeware v7 32 bit 匯入 xls 檔案時，軟體視窗凍結沒有反應
Excel2MySQL v 2.6.3 匯入後發現有掉資料
$ Navicat for MySQL | MySQL 資料庫管理和開發工具

Batch convert TXT/CSV to EXCEL

原始檔案: 欄位值用雙引號框起來(enclosure)、不同欄位資料用定位鍵 Tab 間隔、檔案編碼 UTF8 沒有 BOM

"column_1" \t "column_2" \t "column_3"

批次轉檔的方案比較

$ Advanced CSV Converter v 5.55 ok
- 轉檔時可以選擇 UTF-8 編碼，輸出的中文 Excel 不會亂碼。
- 但是不能辨識欄位值前後的雙引號符號，所以原始檔案需要先去除欄位值前後的雙引號符號。
- 試用版只能匯出 50 筆資料。
ConvertXLS v. 8.54 中文亂碼
Bytescout Spreadsheet Tools v. 1.10.0.21 中文亂碼
Google 雲端硬碟上傳 CSV 檔前，要勾選「轉換上傳檔案 -- 將已上傳的檔案轉換成 Google 文件編輯器格式」。上傳後，再下載會變成 Excel 格式。 [Last visited: 2016-12-30]

Copy & Paste

from spreadsheet application to another spreadsheet application

線上編輯上面表格

Microsoft Excel --> Google Spreadsheet:
- columns & rows: Copy & Paste is ok
Plain text --> Google Spreadsheet: ok
- columns: Tab separated columns --> Google Spreadsheet: ok
- rows: Enter separated rows --> Google Spreadsheet: ok
Plain text --> Microsoft Excel: ok
- columns: Tab separated columns --> Microsoft Excel: ok
- rows: Enter separated rows --> Microsoft Excel: ok
Microsoft Excel --> Table of Google Document:
- columns & rows: Copy & Paste is ok
Plain text --> Table of Google Document: fail Suggest you copy to Microsoft Excel first and then copy paste to Google Document from Microsoft Excel.
- columns: Tab separated columns --> Table of Google Document: fail
- rows: Enter separated rows --> Table of Google Document: fail
Plain text --> Microsoft Excel: ok
- columns: Tab separated columns --> Microsoft Excel: ok
- rows: Enter separated rows --> Microsoft Excel: ok
How-to Create and Copy a Table in Google Mail (Gmail) from Excel - YouTube

from spreadsheet application to editor application

Copy the table from Gmail/HTML ...
- Paste to MS Excel: the border line of table is missing
- Paste to MS Word: the border line of table is exists after posted
Copy the table from MS Excel ...
- Paste to Gmail: the border line of table is missing
- Paste to MS Word: the border line of table is exists after posted
Copy the table from MS Word ...
- Paste to Gmail: the border line of table is exists after posted
- Paste to MS Word: the border line of table is exists after posted

Google spreadsheet

利用Google spreadsheet的函式，分析及統計可複選的問卷題目結果。

Excel 「樞紐分析表(Pivot Tables)」

區塊「Σ 值」的「計數 - 欄位名稱」(該欄位的項目個數)，除非是沒有填入任何資料的「空值」，否則都會被計算加 1。包含

邏輯值 TRUE、FALSE、字串、數值、錯誤代碼 #NAME? 等資料，會被列入計算加 1
IF 回傳的空值，也會被列入計算加 1 version: Excel 2013

Checking of data type

儲存格資料類型檢查與類型轉換

數字

預期: 可以「從最小到最大排序」、「從最大到最小排序」
異常: 如果是「從 A 到 Z 排序」、「從 Z 到 A 排序」，需要將通用格式，改成數值格式的年份:
- 法1: 將儲存成文字的數值轉換成數值格式 - Office 支援 [Last visited: 2018-11-05]

時間

預期: 可以「從最舊到最新排序」、「從最新到最舊排序」。
異常: 如果是「從 A 到 Z 排序」、「從 Z 到 A 排序」，需要將通用格式的年份，改成時間格式的年份:
- 法1: Excel 如何轉換文字格式的日期時間格式 (使用 VALUE, TEXT 函數) | Err

時間: 年份

預期: 可以「從最舊到最新排序」、「從最新到最舊排序」。
異常: 如果是「從 A 到 Z 排序」、「從 Z 到 A 排序」，需要將通用格式的年份，改成時間格式的年份:
- 法1: 將 2010 改成 2010/01/01 ，再利用 YEAR 函數擷取出年份
- 法2: 將 2010 改成 2010/01/01 ，再利用 Tableau$ 轉換成年份 walk around approach!

Troubleshooting of Excel errors

Excel 效能議題

資料筆數大量時的替代方案
- 如果 Excel 資料筆數約百萬筆，操作速度約耗費數小時，可改用資料庫。資料庫資料處理後，再輸出成 Excel 檔，而不要在 Excel 檔上面進行資料處理或換算。
- 如果要刪除符合特定條件約一萬筆的資料列太慢時。改成將篩選出符合另一條件的資料列，再複製貼上到新的工作表，會比較快。如果直接複製貼上也花超過5分鐘時間，可以選擇直接貼上值。
降低資料處理複雜度
- 全選工作表儲存格資料，複製後，選擇性貼上值到空白工作表。因為移除公式，所以另一工作表的操作速度會加快。需要注意時間格式的數值會跑掉，變成一長串數字，需要額外設定儲存格格式成時間格式。
- 多重篩選條件會使用比較多的系統資源，在不使用篩選條件下，改成使用函數處理，會比較快。
電腦效能
- 軟體從 32位元升級為 64位元版本，能較有效率使用記憶體。 e.g. Choose between the 64-bit or 32-bit version of Office - Office Support
- 關閉沒有在使用的 Excel 檔案，節省電腦效能

不同試算表方案的工作表或儲存格的大小限制

Microsoft Excel (XLS or XLSX) & OpenDocument Spreadsheet (ODS) file limits

Merge data from different files

Merge multiple CSV / Text files by using Windows command (命令提示字元)^[2]

copy *.csv bundle.csv for different CSV files
copy *.txt bundle.txt for different Text files

Merge Excel worksheets (copy data from multiple worksheets into one workbook)

$ Merge multiple Excel worksheets into 1 - Consolidate Worksheets Wizard add-in

references

Troubleshooting of ...

Troubleshooting of Excel errors

PHP, cUrl, Python, selenium, HTTP status code errors

Database: SQL syntax debug, MySQL errors, MySQLTuner errors or PostgreSQL errors

Troubleshooting of regular expression

HTML/Javascript: Troubleshooting of javascript, XPath

Software: Mediawiki, Docker, FTP problems, online conference software

Test connectivity for the web service, Web Ping, Network problem, Web user behavior, Web scrape troubleshooting

Template

Bug report template

[1] utf 8 - Adding BOM to UTF-8 files - Stack Overflow

[2] 命令提示字元：常見問題集 - Windows 說明

[1]

[2]

@@ Line 12: / Line 12: @@
 * [http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010099725.aspx 匯入或匯出文字檔案 - Excel] 支援 Unicode 編碼 {{Win}} 圖形教學: [https://www.managertoday.com.tw/articles/view/55615 Excel打開是亂碼？教你換一個「開啟方式」，瞬間找回所有資料｜經理人]
 * 欄位內容分隔符號 " (雙引號); 欄位分隔符號 , 不可夾雜空白。Unicode 檔案需要檔案有 BOM，這樣才能點選兩下 CSV，Excel 開啟時沒有問題。 (Excel 2007) {{Win}}
-* [http://errerrors.blogspot.tw/2010/10/csv-microsoft-excel-2007-openofficeorg.html 解決CSV檔亂碼 (Microsoft Excel 2007 或 OpenOffice.org 3.2)] {{Win}}
+* [http://errerrors.blogspot.com/2010/10/csv-microsoft-excel-2007-openofficeorg.html 解決CSV檔亂碼 (Microsoft Excel 2007 或 OpenOffice.org 3.2)] {{Win}}
 * [https://errerrors.blogspot.com/2019/01/fix-garbled-text-after-import-csv-on-mac-excel.html 解決 Mac 系統匯入中文 CSV 檔案遇到亂碼問題 (Excel on Mac 版本 16.20, Office 365)] {{Mac}}
-* [http://errerrors.blogspot.tw/2014/05/mac-office-excel-csv-microsoft-excel.html Mac Office Excel 匯入中文 CSV 檔案 (Microsoft Excel for Mac 2011)] {{Mac}}
+* [http://errerrors.blogspot.com/2014/05/mac-office-excel-csv-microsoft-excel.html Mac Office Excel 匯入中文 CSV 檔案 (Microsoft Excel for Mac 2011)] {{Mac}}
 * [https://errerrors.blogspot.com/2018/10/import-csv-file-on-mac-libreoffice.html 解決 MAC 電腦匯入中文 CSV 檔案遇到亂碼問題 (LibreOffice v. 6.1.2.1)] {{Mac}}
 * 雖然 CSV 欄位已經用雙引號區隔，但是如果欄位裡面也有包含雙引號，匯入到 Excel，會導致欄位錯誤的問題。解法1: 原始資料的雙引號改成單引號、解法2: 不用 Excel ，改用 [http://www.libreoffice.org/discover/calc/ LibreOffice Calc]