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Procedure of campus event: Difference between revisions
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| Line 116: | Line 116: | ||
email 溝通途徑的注意事項 | email 溝通途徑的注意事項 | ||
* '''事情很急的時候，不能只使用 email 作為唯一的溝通途徑'''。需要加上其他溝通途徑，例如透過電話聯繫。 | * '''事情很急的時候，不能只使用 email 作為唯一的溝通途徑'''。需要加上其他溝通途徑，例如透過電話聯繫。 | ||
* email 訊息完整度 | * email 訊息完整度 | ||
** 由於不像面對面口語溝通時，可經由表情確認對方理解訊息。建議email本文內提供'''額外的背景/情境訊息'''，可以作為交叉確認用。 | ** 由於不像面對面口語溝通時，可經由表情確認對方理解訊息。建議email本文內提供'''額外的背景/情境訊息'''，可以作為交叉確認用。 | ||
| Line 121: | Line 122: | ||
*** 不是每個人都有使用Gmail 可將同一主題訊息，透過[http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=5900 Conversations]串接起來 | *** 不是每個人都有使用Gmail 可將同一主題訊息，透過[http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=5900 Conversations]串接起來 | ||
*** 也許是前一封信的延續討論，可以將前一封信提到的附檔在這一封信裡面一起附上。當對方信件太多時，就省下找前一封信的時間。 | *** 也許是前一封信的延續討論，可以將前一封信提到的附檔在這一封信裡面一起附上。當對方信件太多時，就省下找前一封信的時間。 | ||
* email 訊息的遺失或被忽略，加上其他溝通途徑確認 | * email 訊息的遺失或被忽略，加上其他溝通途徑確認 | ||
** 有時候會遇到掉信的狀況，例如被郵件主機過濾到廣告信箱，導致收信軟體無法下載，而誤以為沒有信件；部分主機為了防制廣告信件，寄信到已經停用的使用者帳號，該郵件主機不會回覆任何錯誤訊息。 | ** 有時候會遇到掉信的狀況，例如被郵件主機過濾到廣告信箱，導致收信軟體無法下載，而誤以為沒有信件；部分主機為了防制廣告信件，寄信到已經停用的使用者帳號，該郵件主機不會回覆任何錯誤訊息。 | ||
| Line 129: | Line 131: | ||
** 裁減不必要的引文(quote): 例如轉寄的信件包含前一封信、前 N 封信等等內文，但是新加入的收件者並沒有參加這些討論，也不需要知道時，建議刪減不必要的信件內文。 | ** 裁減不必要的引文(quote): 例如轉寄的信件包含前一封信、前 N 封信等等內文，但是新加入的收件者並沒有參加這些討論，也不需要知道時，建議刪減不必要的信件內文。 | ||
** (optional) 留意實際利害相關人的 email 位址是否被寄件者寫錯，或者漏寄而無法收到 email 。 | ** (optional) 留意實際利害相關人的 email 位址是否被寄件者寫錯，或者漏寄而無法收到 email 。 | ||
* Email 附檔格式的選擇: 如果訊息不複雜，則不用對方需要開啟別的軟體才能閱讀的檔案格式 | |||
** 例如附檔 Word 只是簡要的文字，則可考慮將文字內容放到 Email 本文，而選擇不用 Word。如果有版面佈置以及後續編輯考量，才使用 Word 檔。 | |||
** 例如附檔 Word 只是放一張圖片，則可考慮擷取圖片放到附檔，而不是用 Word | |||
** 如果附檔是提供對方閱讀的長文字，也沒有需要對方編輯。則可考慮選擇 PDF 而不是 Word 檔。 | |||
* 其他 | * 其他 | ||
** 有些人收信頻率較低，應該留意先前信件往返的頻率。 | ** 有些人收信頻率較低，應該留意先前信件往返的頻率。 | ||