Conference preparation
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研討會準備工作
會前準備
- 議題與講師人選: 根據專案需求，決定研討會講題與可能的講師人選。
- 講師人選聯繫與確認 (有時需要三個月前邀請講師人選)
- 預算: 講師鐘點費、是否供應與會餐點、場地費用等。
- 地點
- 時間
活動網站 與 報名系統
活動網站
- 申請BLOG服務
- 自行開發
報名系統
- 自行架設: eguide 活動報名系統 for XOOPS (注意如果使用unicode版，發的信件建議更改成Big5版，避免與會者收到的系統通知信是亂碼),
- 線上服務: Registrano
- 類似選擇: 線上問卷調查系統
會前準備(講師人選確認後)
講師聯繫
- 講師交通方式: 詢問講師交通方式，若開車可確定是否要申請停車優惠；若是外地講師，則須確認是否搭乘大眾捷運系統，如果是的話，需要詢問是否要接應？
- 會議室場地資訊: 可容納多人/目前報名多少人、會議室講台與會議室內全貌的相片，可提供講師與會場聽眾互動的規劃參考
- 報名人背景資訊: 提供講師的演講方向的準備參考
設備準備
- 詢問講師是否需要網路連線、播放CD/DVD、無線滑鼠等軟硬體需求
- 狀況1: 使用講師個人筆記型電腦內建的喇叭播放影片，由於聲音較小，需要外接「喇叭」，或者使用「麥克風」加上「麥克風架」擴大聲音。
- 狀況2: 座談會中若有安排視訊會議，則需要會前演練，避免防火牆等原因，導致無法連線。
- 會議場地內已有設備
行政庶務
- 交通費、講師鐘點費等
活動宣傳 與 參與誘因
- 海報, EDM...
- 公文: 如果活動對象針對學校教師，則可跟教育部申請發公文。
誘因
- 研習證明 或 教師研習條、公務人員研習時數證明
會前3~7天
- 跟講師索取簡報檔，以利事先印製研討會手冊
會前1天
提醒
- 發信再通知與會者活動訊息與議程，提醒他們參加
- 建議講師提前半小時到會場，可會前再操作簡報
設備準備
- copy簡報檔到筆記型電腦
- ...
活動佈置
- 導引海報: 在關鍵地點(例如大道路到會議室間，與會者必經地點)貼活動海報 或 方向箭頭，以便導引與會者到會場會議室
- 活動議程海報: 在會議室門口 或 會議室內講台前張貼議程
活動進行
人員編制
當天活動前
- 接待 / 報名處: 依照報名系統所給予編號，或者是依照姓名筆劃排序？
- 講師聯繫人，以便掌握講師行蹤
- 場地 / 系統支援
- 機動組
當天活動進行時
- 接待 / 報名處
- 活動紀錄
- 文字紀錄
- 影音紀錄: 備有設備, 如相機, 錄音筆, DV...
- 主席/司儀:
- 時間控制(打鈴 或 紙板提示時間)
- 茶點準備
- 機動組
Tea & Break
Tea
- 紙杯 茶水 茶包
- 或者建議自帶茶杯
會後
- 請講師簽授權書(ex: 創用CC授權書)，允許授權主辦單位將講師簡報檔放到活動網站上。
- 行政庶務
- 活動紀錄
意外狀況
- 雨天備案/颱風天來臨
- 無線麥克風的聲音忽大忽小: 更換無線麥克風的電池。