Conference preparation: Difference between revisions
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** 狀況2: 座談會中若有安排視訊會議,則需要會前演練,避免防火牆等原因,導致無法連線。 | ** 狀況2: 座談會中若有安排視訊會議,則需要會前演練,避免防火牆等原因,導致無法連線。 |
Revision as of 22:25, 21 March 2011
研討會準備工作
會前準備
- 議題與講師人選: 根據專案需求,決定研討會講題與可能的講師人選。
- 講師人選聯繫與確認 (有時需要三個月前邀請講師人選)
- 預算: 講師鐘點費、是否供應與會餐點、場地費用等。
- 地點
- 時間
活動網站 與 報名系統
活動網站
- 申請BLOG服務
- 使用CMS
- 自行開發
報名方式 (根據與會者的e化能力調整)
- 純網路報名: 與會者都有電腦與會上網,採用線上報名或email報名。
- 網路報名 + 其他報名方式: 並非所有與會者會上網時,增加傳真報名、電話報名。
- 現場報名
報名系統
- 自行架設:
- eguide 活動報名系統 for XOOPS (注意如果使用unicode版,發的信件建議更改成Big5版,避免與會者收到的系統通知信是亂碼)
- Seminar for joomla!
- 線上服務:
- 類似選擇: 線上問卷調查系統
(選擇性)報名者與演講者,在會議前對該主題的溝通
- 報名時,讓報名的人寫下「用一句話描述什麼是xxx主題」、「對XXX主題想問的問題」,讓講師可以在會前了解報名的人對該主題的想像。(參考HPX聚會的作法)
會前準備(講師人選確認後)
講師聯繫
- 講師交通方式: 詢問講師交通方式,若開車可確定是否要申請停車優惠;若是外地講師,則須確認是否搭乘大眾捷運系統,如果是的話,需要詢問是否要接應?
- 會議室場地資訊: 可容納多人/目前報名多少人、會議室講台與會議室內全貌的相片,可提供講師與會場聽眾互動的規劃參考
- 報名人背景資訊: 提供講師的演講方向的準備參考
- 研討會整體議程: 提供講師整體議程,避免主題接近的講師,準備同樣的「導論」。例如wiki主題同時安排講師A、講師B來講,主辦單位可以協調比較慢講的講師B,請他不用準備太多的「導論」內容,例如介紹wiki是什麼。
設備準備
- 詢問講師是否需要網路連線、播放CD/DVD、無線滑鼠、使用大會準備的電腦或使用自己筆記電腦等軟硬體需求
- 狀況1: 使用講師個人筆記型電腦內建的喇叭播放影片,由於聲音較小,需要外接「喇叭」,或者使用「麥克風」加上「麥克風架」擴大聲音。
- 狀況2: 座談會中若有安排視訊會議,則需要會前演練,避免防火牆等原因,導致無法連線。
- 會議場地內已有設備
行政庶務
- 交通費、講師鐘點費等
活動宣傳 與 參與誘因
- 海報, EDM...
- 公文: 如果活動對象針對學校教師,則可跟教育部申請發公文。
誘因
- 研習證明 或 教師研習條、公務人員研習時數證明
會前3~7天
- 跟講師索取簡報檔,以利事先印製研討會手冊
會前1天
提醒
- 發信再通知與會者活動訊息與議程,提醒他們參加
- 建議講師提前半小時到會場,可會前再操作簡報
設備準備
- copy簡報檔到筆記型電腦
- ...
活動佈置
- 導引海報: 在關鍵地點(例如大道路到會議室間,與會者必經地點)貼活動海報 或 方向箭頭,以便導引與會者到會場會議室
- 活動議程海報: 在會議室門口 或 會議室內講台前張貼議程
活動進行
人員編制
當天活動前
- 接待 / 報名處: 依照報名系統所給予編號,或者是依照姓名筆劃排序?
- 講師聯繫人,以便掌握講師行蹤
- 場地佈置 / 系統支援
- 機動組
當天活動進行時
- 接待 / 報名處
- 活動紀錄
- 文字紀錄
- 影音紀錄: 備有設備, 如相機, 錄音筆, DV...
- 主席/司儀:
- 時間控制(打鈴 或 紙板提示時間)
- 茶點準備
- 機動組
Tea & Break
Tea
- 紙杯 茶水 茶包
- 或者建議自帶茶杯
Break
- 預留點心給講師
會後
- 請與會者填寫滿意度問卷調查表: 詢問演講內容、演講場地等的滿意度。
- 請講師簽授權書(ex: 創用CC授權書),允許授權主辦單位將講師簡報檔放到活動網站上。
- 行政庶務
- 活動紀錄
意外狀況
- 雨天備案/颱風天來臨: 會前通知 與 會場地點的公告。
- 無線麥克風的聲音忽大忽小: 更換無線麥克風的電池。
- 收電腦聲音的「音源線」故障: 更換成手持的無線麥克風 (建議有麥克風架)。
tools
- OpenConf Conference Management Peer-Review Software & Hosting Service via 研究生2.0: 辦研討會?讓OpenConf來幫你處理庶務