Troubleshooting of common Excel errors in Mandarin

Troubleshooting of Excel errors

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Excel 效能議題

• 資料筆數大量時的替代方案
  • 如果 Excel 資料筆數約百萬筆，操作速度約耗費數小時，可改用資料庫。資料庫資料處理後，再輸出成 Excel 檔，而不要在 Excel 檔上面進行資料處理或換算。
  • 如果要刪除符合特定條件約一萬筆的資料列太慢時。改成將篩選出符合另一條件的資料列，再複製貼上到新的工作表，會比較快。如果直接複製貼上也花超過5分鐘時間，可以選擇直接貼上值。相關文章：解決 Excel 刪除資料太慢的問題
• 降低資料處理複雜度
  • 全選工作表儲存格資料，複製後，選擇性貼上值到空白工作表。因為移除公式，所以另一工作表的操作速度會加快。 需要注意時間格式的數值會跑掉，變成一長串數字，需要額外設定儲存格格式成時間格式。
  • 多重篩選條件會使用比較多的系統資源，在不使用篩選條件下，改成使用函數處理，會比較快。
• 電腦效能
  • 軟體從 32位元 升級為 64位元版本，能較有效率使用記憶體。 e.g. Choose between the 64-bit or 32-bit version of Office - Office Support
  • 關閉沒有在使用的 Excel 檔案，節省電腦效能
• 切換使用不同軟體
  • 先使用 LibreOffice Calc 操作 ODS (OpenDocument Spreadsheet) 或 Excel XML 檔案格式，處理速度比較快。再輸出成 Excel 檔案格式。

Excel 匯入 CSV 檔案後，遇到欄位錯置

Excel 開啟 CSV 檔案，遇到欄位錯置

原因：

• 如果 CSV 檔案內的欄位值包含換行符號 (Return symbol)，Excel 開啟時會出現錯誤：原本應該同一欄位，卻換行變成第二筆資料。

解決方法：

• 使用 LibreOffice 開啟 CSV 檔案，再轉換成 Excel 檔案。建議再用 Office Excel 開啟檔案確認有沒有問題

此文字檔案含有多餘單一工作表所能容納的資料。

Excel 匯入 CSV 檔案，遇到「此文字檔案含有多餘單一工作表所能容納的資料。」

原因：

• CSV 檔案資料筆數超出單一工作表所能容納的資料筆數上限：1,048,576 (rows)。

解決方法：

• 限制筆數

解決 Excel 檔案另存成 CSV 檔案時，內容都變成亂碼

問題狀況

將包含其他國家語言文字的 Excel 檔案另存成 CSV 檔案時，內容都變成亂碼。

原因

舊版 Excel 另存檔案時只提供一般的 CSV 選項（預設為 Big5 編碼），這是造成亂碼的主要原因。

解決方法

有 3 種方法：

• 將 Excel 檔案上傳到 Google Sheets，再下載為 CSV 檔案。Google Sheets 匯出的 CSV 檔案會是 UTF-8 編碼，可避免亂碼問題。
• 使用開源軟體 LibreOffice 開啟 Excel 檔案，在另存檔案時選擇「Text CSV (.csv)」格式，在選擇「Character set: Unicode (UTF-8)」選項。
• 使用新版 Excel（例如 Office 365），在另存檔案時選擇「CSV UTF-8 (逗號分隔) (.csv)」選項。

解決從資料庫匯出資料到 Excel 檔案時，出現 Support 32767 characters in a cell only 錯誤訊息

問題描述

從資料庫匯出資料到 Excel 檔案時，出現 [ERR] Support 32767 characters in a cell only 錯誤訊息。

根本原因

Excel 儲存格可容納的字元數量上限為 32,767 個字元 。當資料庫中某筆資料的欄位內容超過此限制時，就會產生 [ERR] Support 32767 characters in a cell only 錯誤訊息。

解決方法

可透過以下兩種方式解決：

1. 改用沒有 32767 字元數限制的檔案格式
2. 使用 SUBSTRING 函數縮減內容長度

發生錯誤的 MySQL 查詢

SELECT 
  title, 
  content
FROM my_column

修正後的 MySQL 查詢

SELECT 
  title, 
  SUBSTRING(content, 1, 32767) AS content
FROM my_column