Conference preparation

研討會準備

會前準備

• 議題與講師人選: 根據專案需求，決定研討會講題與講師人選。
• 地點
• 時間

活動網站 與 報名系統

活動網站

• 申請BLOG服務
• 自行開發

報名系統

• 自行架設: eguide 活動報名系統 for XOOPS,
• 線上服務: Registrano
• 類似選擇: 線上問卷調查系統

會前準備(講師人選確認後)

講師交通方式

• 詢問講師交通方式，若開車可確定是否要申請停車優惠；若是外地講師，則須確認是否搭乘大眾捷運系統，如果是的話，需要詢問是否要接應？

設備準備

• 詢問講師是否需要網路連線、播放CD/DVD、無線滑鼠等軟硬體需求
  • 狀況1: 使用講師個人筆記型電腦內建的喇叭播放影片，由於聲音較小，需要外接「喇叭」，或者使用「麥克風」加上「麥克風架」擴大聲音。
  • 狀況2: 座談會中若有安排視訊會議，則需要會前演練，避免防火牆等原因，導致無法連線。
• 會議場地內已有設備

行政庶務

• 交通費、講師鐘點費等

活動宣傳 與 參與誘因

• 海報, EDM...
• 公文: 如果活動對象針對學校教師，則可跟教育部申請發公文。

誘因

• 研習證明 或 教師研習條、公務人員研習時數證明

活動簽到

• 簽到表: 依照報名系統所給予編號，或者是依照姓名筆劃排序？

會前3~7天

• 跟講師索取簡報檔，以利事先印製研討會手冊

會前1天

提醒

• 發信提醒與會者活動訊息與議程
• 建議講師提前半小時到會場，可會前再操作簡報

設備準備

• copy簡報檔到筆記型電腦
• ...

活動佈置

• 在關鍵地點(例如大道路到會議室間，與會者必經地點)貼活動海報 或 方向箭頭，以便導引與會者

活動進行

• 講師聯繫人，以便掌握講師行蹤

Tea & Break

Tea

• 紙杯 茶水 茶包
• 或者建議自帶茶杯

活動紀錄

• 人員: 紀錄組
• 設備: 相機, 錄音筆, DV...

意外狀況

• 雨天備案/颱風天來臨
• 無線麥克風的聲音忽大忽小: 更換無線麥克風的電池。