Microsoft Excel

Export MySQL query to Excel file

EXCEL limit:

• (1) "Total number of characters that a cell can contain: 32,767 characters" Using MySQL SUBSTRING() function ex: SUBSTRING(string_column, 1, 32767) for EXCEL 97-2007 (XLS 檔) unverified
• (2) "Worksheet size: 1,048,576 rows": Using LIMIT for EXCEL 2007

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• Err: 解決從資料庫輸出 Excel 檔案，遇到非常大數字的科學符號和有效位數的問題

Export CSV from EXCEL

建議使用 LibreOffice Calc (LibreOffice Portable) 開啟 Excel 檔案，匯出 UTF-8 編碼的 CSV 檔案

• 雖然 Excel 本身也有提供匯出 「Unicode 文字 (*.txt)」，但是因為無法設定使用雙引號框住欄位值。會造成後續匯入檔案容易出問題。
• Excel 本身提供匯出「CSV (逗號分隔) (*.csv)」是 Big5/ANSI 編碼，遇到 Unicode 文字會變成問號。

Import CSV to EXCEL

• 匯入或匯出文字檔案 - Excel 支援 Unicode 編碼 Win
• 欄位內容分隔符號 " (雙引號); 欄位分隔符號 , 不可夾雜空白。Unicode 檔案需要檔案有 BOM，這樣才能點選兩下 CSV，Excel 開啟時沒有問題。 (Excel 2007) Win
• 解決CSV檔亂碼 (Microsoft Excel 2007 或 OpenOffice.org 3.2) Win
• Mac Office Excel 匯入中文 CSV 檔案 (Microsoft Excel for Mac 2011) macOS
• 雖然 CSV 欄位已經用雙引號區隔，但是如果欄位裡面也有包含雙引號，匯入到 Excel，會導致欄位錯誤的問題。解法1: 原始資料的雙引號改成單引號、解法2: 不用 Excel ，改用 LibreOffice Calc

Batch convert TXT/CSV to EXCEL

原始檔案: 欄位值用雙引號框起來(enclosure)、不同欄位資料用定位鍵 Tab 間隔、檔案編碼 UTF8 沒有 BOM

"column_1" \t "column_2" \t "column_3"

批次轉檔的方案比較

1. $ Advanced CSV Converter v 5.55 ok
   • 轉檔時可以選擇 UTF-8 編碼，輸出的中文 Excel 不會亂碼。
   • 但是不能辨識欄位值前後的雙引號 符號，所以原始檔案需要先去除欄位值前後的雙引號 符號。
   • 試用版只能匯出 50 筆資料。
2. ConvertXLS v. 8.54 中文亂碼
3. Bytescout Spreadsheet Tools v. 1.10.0.21 中文亂碼

Copy & Paste

線上編輯上面表格

• Microsoft Excel --> Google Spreadsheet:
  • columns & rows: Copy & Paste is ok
• Plain text --> Google Spreadsheet: ok
  • columns: Tab separated columns --> Google Spreadsheet: ok
  • rows: Enter separated rows --> Google Spreadsheet: ok
• Plain text --> Microsoft Excel: ok
  • columns: Tab separated columns --> Microsoft Excel: ok
  • rows: Enter separated rows --> Microsoft Excel: ok
• Microsoft Excel --> Table of Google Document:
  • columns & rows: Copy & Paste is ok
• Plain text --> Table of Google Document: fail Suggest you copy to Microsoft Excel first and then copy paste to Google Document from Microsoft Excel.
  • columns: Tab separated columns --> Table of Google Document: fail
  • rows: Enter separated rows --> Table of Google Document: fail
• Plain text --> Microsoft Excel: ok
  • columns: Tab separated columns --> Microsoft Excel: ok
  • rows: Enter separated rows --> Microsoft Excel: ok
• How-to Create and Copy a Table in Google Mail (Gmail) from Excel - YouTube

Google spreadsheet

利用Google spreadsheet的函式，分析及統計可複選的問卷題目結果。

Excel 「樞紐分析表(Pivot Tables)」

區塊「Σ 值」的「計數 - 欄位名稱」(該欄位的項目個數)，除非是沒有填入任何資料的「空值」，否則都會被計算加 1。包含

• 邏輯值 TRUE、FALSE、字串、數值、錯誤代碼 #NAME? 等資料，會被列入計算加 1
• IF 回傳的空值，也會被列入計算加 1 version: Excel 2013

Excel 儲存格格式轉換

• 通用格式的年份，改成時間格式的年份:
  • 法1: 將 2010 改成 2010/01/01 ，再利用 YEAR 函數擷取出年份
  • 法2: 將 2010 改成 2010/01/01 ，再利用 Tableau$ 轉換成年份 walk around approach!

Excel 效能議題

個人經驗

• 資料筆數大量時的替代方案
  • 如果 Excel 資料筆數約百萬筆，操作速度約耗費數小時，可改用資料庫。資料庫資料處理後，再輸出成 Excel 檔，而不要在 Excel 檔上面進行資料處理或換算。
  • 如果要刪除符合特定條件約一萬筆的資料列太慢時。改成將篩選出符合另一條件的資料列，複製貼上到新的工作表，會比較快。
• 降低資料處理複雜度
  • 全選工作表儲存格資料，複製後，選擇性貼上值到空白工作表。因為移除公式，所以另一工作表的操作速度會加快。 需要注意時間格式的數值會跑掉，變成一長串數字，需要額外設定儲存格格式成時間格式。
  • 多重篩選條件會使用比較多的系統資源，在不使用篩選條件下，改成使用函數處理，會比較快。

不同試算表方案的工作表或儲存格的大小限制

• EXCEL 2007, EXCEL 2013:
  • (約100萬列) 1,048,576 列 * 16,384 欄 = 17,179,869,184 個儲存格
• LibreOffice(LibreOffice Portable) Calc 3.3.3版以後 (目前版本 4.3):
  • (約100萬列) 1,048,576 列 * 1,024 欄 = 1,073,741,824 個儲存格 When I save the CSV as XLS format, I met the 65,536 rows limit & 256 column limit on linux LibreOffice 3.4.5 Linux /v. 4.2.3.3 Win
• Apache OpenOffice 3.x Calc:
  • (約60萬列) 65,536 列 * 1,024 欄 = 67,108,864 個儲存格
• EXCEL 2003: 工作表大小
  • (約60萬列) 65,536 列 * 256 欄 = 16,777,216 個儲存格
• Google spreadsheet:
  • 約 1000列。 所有工作表共 40 萬個儲存格。如果只使用一個工作表，使用256 欄，則列數限制為 1,562 列
• Office 365: 資料模型的規格與限制 - Excel - Office.com 適用: Excel 2013, Power BI for Office 365 Preview, Power Pivot in Excel 2013

Merge data from different files

Merge multiple CSV / Text files by using Windows command (命令提示字元)

• copy *.csv bundle.csv for different CSV files
• copy *.txt bundle.txt for different Text files

Merge Excel worksheets (copy data from multiple worksheets into one workbook)

• $ Merge multiple Excel worksheets into 1 - Consolidate Worksheets Wizard add-in

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