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Conference preparation (edit)

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研討會準備工作
如何準備大型 (百人以上) 研討會，會前準備工作、報名系統、聯絡、外膳等工作事項




== 會前準備 ==
== 會前準備 (講師人選確認前) ==
Email 通知多位講師人選時，請使用 BCC (密件副本) 避免看到收件者多人的個資訊息<ref>[https://www.thenewslens.com/article/6984 搞不清楚「CC」和「BCC」嗎？四個技巧教你寫出一封專業的工作email - The News Lens 關鍵評論網]</ref>。 {{exclaim}}
* 活動目的: 專案需求目的?
* 活動目的: 專案需求目的?
* 議題與講師人選: 根據活動目的，決定研討會講題與可能的講師人選。
* 議題與講師人選: 根據活動目的，決定研討會講題與可能的講師人選。
* 預算: 講師鐘點費、是否供應與會餐點、場地費用等。
* 預算: 講師鐘點費、是否供應與會餐點、場地、講義簡報等費用等。
* 地點: 會前場地勘查 (以電腦教室為例，須考量是否有不能開機、是否有安裝資料復原系統，重新開機會導致學員儲存到桌面的檔案不見？)
* 地點: 會前場地勘查 (以電腦教室為例，須考量是否有不能開機、是否有安裝資料復原系統，重新開機會導致學員儲存到桌面的檔案不見？)
* 時間:  
* 時間:  
* (optional) [http://tw.confcodeofconduct.com/ 行為守則] (Code of Conduct)
* (optional) 擬定[http://tw.confcodeofconduct.com/ 行為守則] (Code of Conduct)


=== 初步意願確認信 ===
=== 講師的初步意願確認信 ===


<table border="1" class="wikitable">
<table border="1" class="wikitable">
Line 21: Line 22:
  <td>時間地點</td>
  <td>時間地點</td>
  <td>我有辦法出席嗎？</td>
  <td>我有辦法出席嗎？</td>
  <td>如果是熱門講師人選，有時需要三個月前提前邀請。如果是外縣市的講師，需要協助交通以及到車站接應或安排計程車</td>
  <td>邀請信件建議一個月前提出邀請<ref>[https://www.facebook.com/wearytolove/posts/pfbid032p2o2LUQJaccwJQV85XZKUBH1qbpQojSiE4iMs7LXTApqrK9KGRXcs8f6tfgBw6ml Facebook] 「某DC辦公室邀約：一個月前敲定、15分鐘發表15分鐘討論、給薪、公文邀請函、事前連線測試。」</ref>、如果是熱門講師人選，有時甚至需要三個月前提前邀請。如果是外縣市的講師，需要協助交通以及到車站接應或安排計程車</td>
</tr>
</tr>
<tr>
<tr>
  <td>會議主題</td>
  <td>會議主題</td>
  <td>我熟嗎？我感興趣嗎？</td>
  <td>我熟嗎？我感興趣嗎？</td>
  <td>會議主題跟受邀者的關聯性，例如透過出版著作領域、Blog 文章主題等方式熟知。</td>
  <td>為什麼會找這位講師？會議主題跟受邀者的關聯性，例如透過出版著作領域、Blog 文章主題等方式熟知。</td>
</tr>
</tr>
<tr>
<tr>
  <td>會議定位</td>
  <td>會議定位</td>
  <td>這場會重要嗎？有意義嗎？（如：誰主辦的、屬於哪個計畫、會前已經做了哪些事、目前遇到什麼問題、會議結論有什麼效力、會後會有什麼 action item）</td>
  <td>這場會重要嗎？有意義嗎？（如：誰主辦的、屬於哪個計畫、會前已經做了哪些事、目前遇到什麼問題、會議結論有什麼效力、會後會有什麼 action item）</td>
  <td> </td>
  <td>主辦單位名稱、簡介、預定出席的聽眾是誰、哪個產業別等相關資料 </td>
</tr>
</tr>
<tr>
<tr>
Line 56: Line 57:
  <td>詳細議程</td>
  <td>詳細議程</td>
  <td>我要準備幾分鐘的發言內容？</td>
  <td>我要準備幾分鐘的發言內容？</td>
  <td>活動形式是演講或座談形式？ 與聽眾互動的時間比例預估多少? </td>
  <td>(1) 活動形式是演講或座談形式？ 與聽眾互動的時間比例預估多少? 例如一小時演講、一小時問答、(2) 課程或演講大綱是什麼？講師可否修改？</td>
</tr>
</tr>
<tr>
<tr>
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* 初步意願確認信與會前資訊提供信，修改自 [https://etblue.blogspot.tw/2017/11/checklist-of-invitation-letter-for.html ETBlue 外星人吟遊地球: 成果發表： 空白模版 專家座談會 - 會議邀請信 checklist]，採用 CC BY 4.0 授權釋出。
* 初步意願確認信與會前資訊提供信，修改自 [https://etblue.blogspot.tw/2017/11/checklist-of-invitation-letter-for.html ETBlue 外星人吟遊地球: 成果發表： 空白模版 專家座談會 - 會議邀請信 checklist]，採用 CC BY 4.0 授權釋出。
* [https://medium.com/@makaroveiluete/%E8%AC%9B%E5%B8%AB%E9%82%80%E7%B4%84%E7%B4%A0%E6%9D%90%E7%AF%84%E4%BE%8B-73e73d4e6287 講師邀約素材範例 – 洪璿岳(Makarove) – Medium]
* [https://medium.com/@makaroveiluete/%E8%AC%9B%E5%B8%AB%E9%82%80%E7%B4%84%E7%B4%A0%E6%9D%90%E7%AF%84%E4%BE%8B-73e73d4e6287 講師邀約素材範例 – 洪璿岳(Makarove) – Medium]
* https://www.facebook.com/765399790/posts/10158513977794791/


=== 活動網站 與 報名系統 ===
=== 活動網站 與 報名系統 ===
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** [http://www.eventbrite.com/home/ Eventbrite]: Online Event Registration - Sell Tickets Online with Eventbrite 英文介面 {{access | date = 2017-12-22}}
** [http://www.eventbrite.com/home/ Eventbrite]: Online Event Registration - Sell Tickets Online with Eventbrite 英文介面 {{access | date = 2017-12-22}}
** [http://uknowiknow.com/ 你知我知好學網 - 最好的課程報名平台]
** [http://uknowiknow.com/ 你知我知好學網 - 最好的課程報名平台]
** [https://www.meetup.com/ Meetup - We are what we do]
** [https://www.surveycake.com/ SurveyCake 企業級的雲端問卷服務] {{access | date = 2017-12-23}}
** [https://www.surveycake.com/ SurveyCake 企業級的雲端問卷服務] {{access | date = 2017-12-23}}
* 類似選擇: [[Research_surveys#Research_Tools.2FInstruments|線上問卷調查]]系統
* 類似選擇: [[Research_surveys#Research_Tools.2FInstruments|線上問卷調查]]系統
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報名時所填寫的資料
報名時所填寫的資料
* (選擇性)報名者與演講者，在會議前對該主題的溝通: 報名時，讓報名的人寫下「用一句話描述什麼是xxx主題」、「對XXX主題想問的問題」，讓講師可以在會前了解報名的人對該主題的想像。(參考[http://www.hpx-party.com/ HPX聚會]的作法)
* (選擇性)報名者與演講者，在會議前對該主題的溝通: 報名時，讓報名的人寫下「用一句話描述什麼是xxx主題」、「對XXX主題想問的問題」，讓講師可以在會前了解報名的人對該主題的想像。(參考[http://www.hpx-party.com/ HPX聚會]的作法)
* 報名人的姓名或暱稱、服務單位與職稱
* 報名人的姓名或暱稱、服務單位與職稱
* 個資同意書


==== 加入行事曆 ====
==== 加入行事曆 ====
* 加到 outlook, iCal,  google calendar
* 加到 outlook, iCal,  google calendar
* 參考資料: [http://stackoverflow.com/questions/5179760/add-events-to-google-calendar-yahoo-calendar-outlook-and-ical javascript - Add events to google calendar,yahoo calendar, outlook and ical - Stack Overflow]
* 參考資料: [http://stackoverflow.com/questions/5179760/add-events-to-google-calendar-yahoo-calendar-outlook-and-ical javascript - Add events to google calendar,yahoo calendar, outlook and ical - Stack Overflow]
=== 工作人員編制 ===
* 哪些工作類型、工作說明
* 預定參加的工作人員，是否瞭解工作內容，如果是新加入的不瞭解工作內容，則是否需要加強訓練與練習
* 會前整體流程說明與工作人員訓練


== 會前準備(講師人選確認後) ==
== 會前準備(講師人選確認後) ==
Line 135: Line 146:
* 講師交通方式: 詢問講師交通方式，若開車可確定是否要申請停車優惠；若是外地講師，則須確認是否搭乘大眾捷運系統，如果是的話，需要詢問是否要接應？
* 講師交通方式: 詢問講師交通方式，若開車可確定是否要申請停車優惠；若是外地講師，則須確認是否搭乘大眾捷運系統，如果是的話，需要詢問是否要接應？
* 會議室場地資訊: 可容納多人/目前報名多少人、會議室講台與會議室內全貌的相片，可提供講師與會場聽眾互動的規劃參考
* 會議室場地資訊: 可容納多人/目前報名多少人、會議室講台與會議室內全貌的相片，可提供講師與會場聽眾互動的規劃參考
* 報名人背景資訊: 提供講師的演講方向的準備參考，例如'''聽眾都是誰？ (例如: 職業別的比例)、對於演講主題熟悉程度的多寡等'''。如果報名系統有詢問'''聽眾想要瞭解什麼問題'''，可以彙整給講師知道「聽眾在乎什麼」。
* 報名人背景資訊: 提供講師的演講方向的準備參考，例如'''聽眾都是誰？ (例如: 職業別的比例)、對於演講主題熟悉程度的多寡等'''。如果報名系統有詢問'''聽眾想要瞭解什麼問題'''，可以彙整給講師知道「聽眾在乎什麼」。例如：同樣講題，如果聽眾工程師比例較低，就可以降低技術細節的簡報比例，著重在為什麼與成效。
* 研討會整體議程: 提供講師整體議程，避免主題接近的講師，準備同樣的「導論」。例如wiki主題同時安排講師A、講師B來講，主辦單位可以協調比較慢講的講師B，請他不用準備太多的「導論」內容，例如介紹wiki是什麼。
* 研討會整體議程: 提供講師整體議程，避免主題接近的講師，準備同樣的「導論」。例如wiki主題同時安排講師A、講師B來講，主辦單位可以協調比較慢講的講師B，請他不用準備太多的「導論」內容，例如介紹wiki是什麼。
* more on [[Tip on inviting speaker | 如何邀請講師]]
* 互動方式安排：聯繫講師時，除了讓聽眾可以詢問講師的互動方式外，可以請講師事先準備一個問題給會眾，讓會眾可以演講後再思考等方式。
* More on [[Tip on inviting speaker | 如何邀請講師]]


=== 簡報/設備準備 ===
=== 簡報/設備準備 ===
Line 192: Line 204:
* 跟講師索取簡報檔，以利事先印製研討會手冊 (部分講師也許需要埋梗，可以提醒演講用的與列印用的簡報檔是不同份檔案)
* 跟講師索取簡報檔，以利事先印製研討會手冊 (部分講師也許需要埋梗，可以提醒演講用的與列印用的簡報檔是不同份檔案)
* (選擇性) 報名系統是公開的網誌留言平台，報名時，也同時提供與會者之間的交流 (參考[http://www.hpx-party.com/ HPX聚會]的作法)
* (選擇性) 報名系統是公開的網誌留言平台，報名時，也同時提供與會者之間的交流 (參考[http://www.hpx-party.com/ HPX聚會]的作法)
* {{exclaim}} 如果文宣品需要列印二維條碼，避免使用有流量限制的二維條碼服務。


== 會前1天 ==
== 會前1天 ==
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==== 當天活動進行時 ====
==== 當天活動進行時 ====
: [[Image:Owl icon.jpg]] 演講開始前，事先說明是否會開放簡報下載或者釋出錄影，減少與會者拍照簡報的次數，讓他們可以專心聽講。
{{Tips}} 演講開始前，事先說明是否會開放簡報下載或者釋出錄影，減少與會者拍照簡報的次數，讓他們可以專心聽講。


* 接待 / 報名處
* 接待 / 報名處
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* 活動紀錄
* 活動紀錄
** 文字紀錄
** 文字紀錄
** 攝影記錄: {{exclaim}} 避免使用閃光燈，「除非合照，不然都盡可能避免使用閃燈，用其他方式替代」減少對觀眾的干擾。 (謝謝[http://chuckchiangppt.blogspot.com/ 江江]分享！)
** 影音紀錄: 備有設備, 如相機, 錄音筆, DV 錄影時同時記錄特殊事件發生的時間點 ([https://en.wikipedia.org/wiki/Timecode Timecode])，例如：(1) 演講開始與結束的時間、 (2) 某段故事講述的時間 (3) 除了拍攝者紀錄，公司同事可以協助記錄覺得演講重要的內容的時間點等等，方便剪輯。 ...
** 影音紀錄: 備有設備, 如相機, 錄音筆, DV 錄影時同時記錄特殊事件發生的時間點 ([https://en.wikipedia.org/wiki/Timecode Timecode])，例如：(1) 演講開始與結束的時間、 (2) 某段故事講述的時間 (3) 除了拍攝者紀錄，公司同事可以協助記錄覺得演講重要的內容的時間點等等，方便剪輯。 ...
** (選擇性) 附應頻道(Backchannel): 會議網頁或會場地點公佈該場次(session)的hashtag，讓與會者在會議進行中，透過同步網路技術如微部落格Twitter 的 hashtag 方式進行對話。透過事先約定好的 hashtag 可以方便地查找與會者的意見，例如[http://twitter.com/#!/search/%23osdc%20OR%20%23osdc.tw twitter上#osdc或#osdc.tw的hashtag]。
** (選擇性) 附應頻道(Backchannel): 會議網頁或會場地點公佈該場次(session)的hashtag，讓與會者在會議進行中，透過同步網路技術如微部落格Twitter 的 hashtag 方式進行對話。透過事先約定好的 hashtag 可以方便地查找與會者的意見，例如[http://twitter.com/#!/search/%23osdc%20OR%20%23osdc.tw twitter上#osdc或#osdc.tw的hashtag]。
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== further reading ==
== further reading ==
* {{Gd}} [https://www.facebook.com/YJ.VoiceOver/posts/1605826276105126 一介 【轉】如何正確、有效的聯繫別人] {{FB}}
* [http://wikimania2007.wikimedia.org/w/index.php?title=Main_Page/zh-hant&uselang=zh-tw Main Page/zh-hant - Wikimania 2007,2007年維基媒體國際大會], [http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimania_2007/Taipei Wikimania 2007/Taipei - Meta]
* [http://wikimania2007.wikimedia.org/w/index.php?title=Main_Page/zh-hant&uselang=zh-tw Main Page/zh-hant - Wikimania 2007,2007年維基媒體國際大會], [http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimania_2007/Taipei Wikimania 2007/Taipei - Meta]
* [http://blog.bobchao.net/2009/06/blog-post_20.html 柏強，徵求新名稱的網誌: 授權書及時間提示工具]
* [http://blog.bobchao.net/2009/06/blog-post_20.html 柏強，徵求新名稱的網誌: 授權書及時間提示工具]
Line 280: Line 295:
* [http://www.soft4fun.net/website-recommand/%E7%B7%9A%E4%B8%8A%E8%BE%A6%E6%B4%BB%E5%8B%95%E3%80%81%E7%95%AB%E5%9C%B0%E5%9C%96%E3%80%81%E5%81%9A%E5%AE%98%E7%B6%B2%EF%BC%8C%E4%B8%80%E6%AC%A1%E5%B9%AB%E4%BD%A0%E6%90%9E%E5%88%B0%E5%A5%BD.htm 揪團Online！線上辦活動、做報名表、畫地圖、架官網，一次幫你搞到好 (硬是要學)]
* [http://www.soft4fun.net/website-recommand/%E7%B7%9A%E4%B8%8A%E8%BE%A6%E6%B4%BB%E5%8B%95%E3%80%81%E7%95%AB%E5%9C%B0%E5%9C%96%E3%80%81%E5%81%9A%E5%AE%98%E7%B6%B2%EF%BC%8C%E4%B8%80%E6%AC%A1%E5%B9%AB%E4%BD%A0%E6%90%9E%E5%88%B0%E5%A5%BD.htm 揪團Online！線上辦活動、做報名表、畫地圖、架官網，一次幫你搞到好 (硬是要學)]
* [http://www.taipeifestival.org.tw/blogContent.aspx?ID=768&Page=1 2015 臺北藝術節 | 訂便當的藝術]
* [http://www.taipeifestival.org.tw/blogContent.aspx?ID=768&Page=1 2015 臺北藝術節 | 訂便當的藝術]
* [http://jedi.org/blog/archives/006354.html 促進研討會親和力 | Jedi's BLOG]


== references ==
== References ==
<references/>
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