Editing Procedure of campus event

學生反應校園問題/議題/事件的管道

== 考慮事項 ==
校內/機構的溝通管道有很多，要如何選擇哪一種溝通管道的考慮事項
* 有效性: 該管道是否會有人接收、處理與回覆訊息? 根據經驗或事前詢問，該管道回覆時間需要多久? 有效地解決問題的比例?
* 透明性: 該問題的處理流程是否清楚? 過去問題是否有匯整，可公開地進行查詢?
* 可信度 (Source Credibility): 該管道的可相信程度? <ref>[http://i-buzzresearchcenter.blogspot.tw/2010/11/source-credibility.html Internet Buzz Research Center: 從來源可信度 (Source Credibility) 看口碑行銷的實踐]。相關頁面: [[Media Literacy | 媒體識讀的輔助工具]]</ref> 根據過往紀錄，該管道發佈的訊息是否正確? 即便有錯誤，是否事後有發佈修正的訊息? (Thanks, Portnoy!<ref>[http://techsoup-taiwan.blogspot.com/2013/12/20131203-fb.html (網二) 2013/12/03 鄭國威：FB不能做的事? 科技濃湯 TechSoup Taiwan]{{access | date=2014-04-06}}</ref>)

== 校內/機構管道 ==
管道類型 (建議依照順序進行，非必要才跳級反應)
# 學校各部門
## BBS校務相關看板: 部分有專人回答
## 學校各部門意見箱
# 導師、導師時間: 學校會匯整導師時間學生詢問的問題，然後要求各單位報告。
# 學生申訴委員會、學生代表等組織
# 校務會議、教評會、行政會議
# 各級首長申訴信箱
# 直接到校長室反應問題給校長
# [http://www.edu.tw/ 教育部]: [http://140.111.34.51/EDU_WEB/sendmail/send.php?open 部長民意信箱]
# [http://law.moj.gov.tw/Scripts/Query4B.asp?FullDoc=%A9%D2%A6%B3%B1%F8%A4%E5&Lcode=A0030020 訴願法]: 訴願、行政訴訟
#* [http://bbs3.nsysu.edu.tw/txtVersion/treasure/tyclub/M.982580983.C.html 在學（學生與學校）關係的檢討(五之三)（吳明孝)] 2000-01

== 校外管道 ==
管道類型
# [http://hef.yam.org.tw/ 財團法人人本教育文教基金會]等<ABBR title="非政府組織 (英語: Non-Governmental Organization，縮寫: NGO)">NGO</ABBR>
# [[Contact journalist|聯絡報社記者]]

== 溝通途徑的屬性 ==
=== 同步、即時的 ===
會議
* 透過會議記錄或備忘錄，將會議討論結果寄給與會者確認，也可方便日後追蹤。


即時傳訊 (Instant Messaging)
* 因為連線問題，有時候使用者不會看到你傳送的訊息。
* 由於軟體預設值沒有額外勾選儲存對話紀錄，如果使用者不小心關掉對話視窗，變成這件事無法確認。
* 訊息完整：盡量在一次訊息內完整表達意圖，而非分多次傳送。如果直接複製他人對話，請解釋來龍去脈。
* [https://mypaper.pchome.com.tw/yangdze/post/1381087011 請不要再說「你現在有空嗎？」----昨天再次聽到「我訊息」講座有感＠長江水滔滔｜PChome 個人新聞台]

電話/手機/語音聊天
* 對話結束時，複述一遍通話內容或行動方案，避免因為聽錯而誤解。
* ''有些人''不喜歡語音信箱，但相對地留語音訊息，可以證明這件事的重要性。
* ''有些長者''不懂如何看手機簡訊。


同步線上會議(Online/Video Conferencing)
* ''施工中''

=== 非同步、非即時的 ===
摘錄「[http://www.accupass.com/go/libraryservicedesign 圖書館服務設計工作坊]」訊息通知管道的訪談內容：
<table border="1">
<tr>
<th>管道</th><th style="width: 50%">服務使用者</th><th style="width: 20%">服務提供者</th><th style="width: 20%">設計構想</th>
</tr>
<tr>
<td>Email</td>
<td>
    <li>新生營將近兩三天的訊息轟炸，儘管啟用了圖書館帳號，學生可能不會察覺圖書館的通知信會寄到這個信箱。再加上常用的信箱是其他信箱 (例如 gmail)，雖然每天都會收信 (gmail)，但不會常去看學校的信。剛畢業的社會人士A：「因為圖書館罰款，才注意到其實學校的信箱，可以設定自動轉信到 gmail」</li>
    <li>大學部學生B：「信箱內夾雜其他信件，例如廣告信」，而可能不會注意到信件</li>
</td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td>手機簡訊</td>
<td>學生B：「一定會看」</td>
<td>額外需要支出簡訊費用</td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td>圖書館 facebook 粉絲專頁</td>
<td>學生B：「可能會看到 ... ... 通常不會在個人塗鴉牆看到圖書館專頁發佈的消息，直到有朋友按讚圖書館的訊息，才會看到」。研究所學生 C：「一直都不知道自己學校圖書館有粉絲專頁，直到看到別校圖書館有，才留意到自己學校其實有粉絲專頁」。</td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td>圖書館網站</td>
<td>學生B：「雖然圖書館網站有很多訊息，但是因為只去圖書館網站借書，所以不會注意這些訊息。」</td>
<td></td>
<td>透過學生分享讀書心得或DVD影評，增加網站黏著度。</td>
</tr>
<tr>
<td>圖書館新書建議購買表單 (建購)</td>
<td>學生B：「圖書館購買建議的新書，會覺得很高興。」(可能經過很久之後)</td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td>海報</td>
<td>學生B：「看到圖書館的活動海報，覺得很不錯，但是已經錯過了 ... ...」</td>
<td></td>
<td>海報提供活動網址或 QR code，方便讓學生訂閱活動相關的電子報消息或 facebook 粉絲專頁</td>
</tr>
<tr>
<td>學校實體的大型電子看板</td>
<td>學生C：「因為很忙地在校內來往，不會看到看板訊息。」</td>
<td></td>
<td></td>
</tr>
<tr>
<td>圖書館 Line 發訊息</td>
<td>學生B：「如果有的話，應該滿好的 ... ... 不過訊息不能太多，會封鎖。」</td>
<td>近百萬的費用</td>
<td></td>
</tr>
</table>

==== 實體信箱 ====
* 非公家機構的郵政信箱，需證明其有效性，例如說明何時收信，以及何時不收信(期考?)


==== 公文 ====
* 有時因為涉及不同單位，而公文旅行超過一個月時間，除了經由工作追蹤軟體(ex: [http://hiveminder.com/splash/ Hiveminder]、[https://www.rememberthemilk.com/ Remember The Milk]、[[RequestTracker]])記錄，則可考慮召開跨單位的協調會，加速處理問題。


==== email ====
email 溝通途徑的注意事項
* '''事情很急的時候，不能只使用 email 作為唯一的溝通途徑'''。需要加上其他溝通途徑，例如透過電話聯繫。
* call to action: 希望對方要做什麼

* email 訊息完整度
** 由於不像面對面口語溝通時，可經由表情確認對方理解訊息。建議email本文內提供'''額外的背景/情境訊息'''，可以作為交叉確認用。
** 在單一信件中附上'''完整訊息'''，這樣就不需至先前其他的信件中搜尋查找相關訊息。
*** 不是每個人都有使用Gmail 可將同一主題訊息，透過[http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=5900 Conversations]串接起來
*** 也許是前一封信的延續討論，可以將前一封信提到的附檔在這一封信裡面一起附上。當對方信件太多時，就省下找前一封信的時間。

* email 訊息的遺失或被忽略，加上其他溝通途徑確認
** 有時候會遇到掉信的狀況，例如被郵件主機過濾到廣告信箱，導致收信軟體無法下載，而誤以為沒有信件；部分主機為了防制廣告信件，寄信到已經停用的使用者帳號，該郵件主機不會回覆任何錯誤訊息。
** 有些人會說忙到忘記回信了，直到你打電話問他有沒有收到信。
** email帳號已經停止，但是郵件主機沒有回報正確的錯誤訊息，而被誤以為有收到信件。 
* 訊息與收件人是否直接相關
** 選取太多收件人，但是其實該訊息與該收件人沒有關係
** 裁減不必要的引文(quote): 例如轉寄的信件包含前一封信、前 N 封信等等內文，但是新加入的收件者並沒有參加這些討論，也不需要知道時，建議刪減不必要的信件內文。
** (optional) 留意實際利害相關人的 email 位址是否被寄件者寫錯，或者漏寄而無法收到 email 。

* Email 附檔格式的選擇: 如果訊息不複雜，則不用對方需要開啟別的軟體才能閱讀的檔案格式
** 例如附檔 Word 只是簡要的文字，則可考慮將文字內容放到 Email 本文，而選擇不用 Word。如果有版面佈置以及後續編輯考量，才使用 Word 檔。
** 例如附檔 Word 只是放一張圖片，則可考慮擷取圖片放到附檔，而不是用 Word
** 如果附檔是提供對方閱讀的長文字，也沒有需要對方編輯。則可考慮選擇 PDF 而不是 Word 檔。

* 其他
** 有些人收信頻率較低，應該留意先前信件往返的頻率。
** 文字證據用途
** 建議使用者暱稱加上機構名稱，避免寄到同一個暱稱，卻不同機構的人
** 如果沿用公告信件或者網站自動通知信件等的信件標題，信件可能會被忽略或誤刪
** 如同其他文字書寫，可凸顯重要項目、行動相關等訊息文字

* 延伸閱讀 
** [http://www.inside.com.tw/2014/04/02/5-tips-for-getting-replies-faster 5 個技巧讓您更快收到回信 - Inside 硬塞的網路趨勢觀察] {{access | date = 2014-04-04}}
** [http://www.managertoday.com.tw/?p=46727 首次公開！Google執行董事長的9條email工作心法 - 經理人Manager Today] {{access | date = 2014-10-04}}
** [https://www.managertoday.com.tw/articles/view/56323 我每天要收 800 封信！不想被 email 壓垮，這是我的方法 | 經理人] {{access | date = 2018-08-22}}
** [https://www.zoho.com/blog/mail/15-email-etiquette-rules.html 15 email etiquette rules for every professional - Zoho Blog]
** [https://www.storm.mg/lifestyle/359201?mode=whole 學校不教，但你一定要會的email信件格式禮儀！超基本、能做好印象就會大加分-風傳媒]

==== 問題反應線上表單(html form, web form) ====
* 建議啟用當有人填寫回應時，則即時寄信通知你，就不用三不五時需要查看。 ex: Google Drive 的 [https://support.google.com/drive/answer/91588?hl=zh-Hant 通知功能]

==== 其他: 施工中 ====
電子報(epaper, mailing list)、非同步討論區(Discussion Forums)、Blog、micro-blog

=== 溝通途徑優缺點比較 (施工中) ===
前有工程 小心慢行



== 相關文章書籍 ==
相關文章
* [[Glossary of Congress]] 議事學小辭典 
* [http://planetoid.info/weblog/2005/05/03/000508.html 校園內的組織溝通] 2005-11-21
* [http://zh.wikipedia.org/wiki/%E9%9D%9E%E8%A8%80%E8%AF%AD%E4%BA%A4%E9%99%85 非言語交際 - 维基百科，自由的百科全书]
* [http://www.managertoday.com.tw/?p=41750#.U5PrHIjyPgQ.facebook 我們真要用 LINE 談論公事嗎？小心即時反害了工作效率] {{access | date= 2014-06-08}}
* [http://www.playpcesor.com/2015/11/10-email-tips.html 把握回信 10 大原則，養成不被工作郵件追著跑好習慣 - 電腦玩物] {{access | date= 2015-11-15}}

相關書籍
* 華頓商學院最受歡迎的談判課 (ISBN 9789861341767)

references
<references/>

[[Category:Campus]] [[Category:Communication]]