Editing Conference preparation

如何準備大型 (百人以上) 研討會，會前準備工作、報名系統、聯絡、外膳等工作事項


== 會前準備 (講師人選確認前) ==
Email 通知多位講師人選時，請使用 BCC (密件副本) 避免看到收件者多人的個資訊息<ref>[https://www.thenewslens.com/article/6984 搞不清楚「CC」和「BCC」嗎？四個技巧教你寫出一封專業的工作email - The News Lens 關鍵評論網]</ref>。 {{exclaim}}
* 活動目的: 專案需求目的?
* 議題與講師人選: 根據活動目的，決定研討會講題與可能的講師人選。
* 預算: 講師鐘點費、是否供應與會餐點、場地、講義簡報等費用等。
* 地點: 會前場地勘查 (以電腦教室為例，須考量是否有不能開機、是否有安裝資料復原系統，重新開機會導致學員儲存到桌面的檔案不見？)
* 時間: 
* (optional) 擬定[http://tw.confcodeofconduct.com/ 行為守則] (Code of Conduct)

=== 講師的初步意願確認信 ===

<table border="1" class="wikitable">
<tr>
 <th>提供資訊</th>
 <th>受邀者內心 OS</th>
 <th>主辦方建議</th>
</tr>
<tr>
 <td>時間地點</td>
 <td>我有辦法出席嗎？</td>
 <td>邀請信件建議一個月前提出邀請<ref>[https://www.facebook.com/wearytolove/posts/pfbid032p2o2LUQJaccwJQV85XZKUBH1qbpQojSiE4iMs7LXTApqrK9KGRXcs8f6tfgBw6ml Facebook] 「某DC辦公室邀約：一個月前敲定、15分鐘發表15分鐘討論、給薪、公文邀請函、事前連線測試。」</ref>、如果是熱門講師人選，有時甚至需要三個月前提前邀請。如果是外縣市的講師，需要協助交通以及到車站接應或安排計程車</td>
</tr>
<tr>
 <td>會議主題</td>
 <td>我熟嗎？我感興趣嗎？</td>
 <td>為什麼會找這位講師？會議主題跟受邀者的關聯性，例如透過出版著作領域、Blog 文章主題等方式熟知。</td>
</tr>
<tr>
 <td>會議定位</td>
 <td>這場會重要嗎？有意義嗎？（如：誰主辦的、屬於哪個計畫、會前已經做了哪些事、目前遇到什麼問題、會議結論有什麼效力、會後會有什麼 action item）</td>
 <td>主辦單位名稱、簡介、預定出席的聽眾是誰、哪個產業別等相關資料 </td>
</tr>
<tr>
 <td>其他邀請對象</td>
 <td>有專長重複的我就不用去了，另，如果有缺什麼領域的人，我可以幫推薦</td>
 <td> </td>
</tr>
<tr>
 <td>推薦人</td>
 <td>誰陷害我的？為什麼他要這樣對我？</td>
 <td> </td>
</tr>
</table>

=== 會前資訊提供信 ===

<table border="1" class="wikitable">
<tr>
 <th>提供資訊</th>
 <th>受邀者內心 OS</th>
 <th>主辦方建議</th>
</tr>
<tr>
 <td>詳細議程</td>
 <td>我要準備幾分鐘的發言內容？</td>
 <td>(1) 活動形式是演講或座談形式？ 與聽眾互動的時間比例預估多少? 例如一小時演講、一小時問答、(2) 課程或演講大綱是什麼？講師可否修改？</td>
</tr>
<tr>
 <td>承辦人背景</td>
 <td>我要用什麼角度切入比較好讓承辦單位理解？</td>
 <td> </td>
</tr>
<tr>
 <td>期望產生的效果</td>
 <td>我要講可以幫助發想跟規劃的大方向？還是講可以馬上實做的具體細節？</td>
 <td>根據活動目的、事先規劃預計開放參加的與會聽眾背景？</td>
</tr>
<tr>
 <td>會議資料</td>
 <td>我看看我能怎樣滿足你的期望…</td>
 <td> </td>
</tr>
<tr>
 <td>紀錄方式	</td>
 <td>這是黑箱會議嗎？我會變成背書用的橡皮圖章嗎？有錄影嗎？有文播共筆嗎？記錄會放上網嗎？有直播網址可以丟給朋友看嗎？</td>
 <td>如果要開放講師演講內容，需要請講師簽授權書(ex: [http://creativecommons.org.tw/static/law/core 創用CC授權書])，詢問是否允許授權主辦單位將講師簡報檔、錄影等放到活動網站上。</td>
</tr>
<tr>
 <td>酬勞</td>
 <td>公定價大家都知道，但還是講一下</td>
 <td> </td>
</tr>
<tr>
 <td>聯絡窗口</td>
 <td>我知道這些都不是你決定的，辛苦惹 </td>
 <td> </td>
</tr>
</table>

相關資料
* 初步意願確認信與會前資訊提供信，修改自 [https://etblue.blogspot.tw/2017/11/checklist-of-invitation-letter-for.html ETBlue 外星人吟遊地球: 成果發表： 空白模版 專家座談會 - 會議邀請信 checklist]，採用 CC BY 4.0 授權釋出。
* [https://medium.com/@makaroveiluete/%E8%AC%9B%E5%B8%AB%E9%82%80%E7%B4%84%E7%B4%A0%E6%9D%90%E7%AF%84%E4%BE%8B-73e73d4e6287 講師邀約素材範例 – 洪璿岳(Makarove) – Medium]
* https://www.facebook.com/765399790/posts/10158513977794791/

=== 活動網站 與 報名系統 ===
==== 活動網站 ====
* 申請[[Blog Hosting|BLOG服務]]
* 使用CMS
* 自行開發


==== 報名方式 ====
(根據與會者的e化能力調整)
* 純網路報名: 採用線上報名或email報名。
* 網路報名 + 其他報名方式: {{exclaim}} 並非所有與會者會上網時，增加傳真報名、電話報名。
* 現場報名


報名系統
* 自行架設: 
** [http://xoops.tnc.edu.tw/modules/wfdownloads/singlefile.php?cid=5&lid=53 eguide 活動報名系統] for XOOPS (注意如果使用unicode版，發的信件建議更改成Big5版，避免與會者收到的系統通知信是亂碼)
** [http://seminar.vollmar.ws/ Seminar for joomla!]
* 線上服務: 
** {{Gd}}[https://kktix.com/ KKTIX] (前[http://registrano.com/ Registrano])
** [http://spreadsheets.google.com/newform Google form]
** [https://www.typeform.com/ Typeform]
** [http://accupass.com/ 活動通 Accupass]
** [http://www.eventbrite.com/home/ Eventbrite]: Online Event Registration - Sell Tickets Online with Eventbrite 英文介面 {{access | date = 2017-12-22}}
** [http://uknowiknow.com/ 你知我知好學網 - 最好的課程報名平台]
** [https://www.meetup.com/ Meetup - We are what we do]
** [https://www.surveycake.com/ SurveyCake 企業級的雲端問卷服務] {{access | date = 2017-12-23}}
* 類似選擇: [[Research_surveys#Research_Tools.2FInstruments|線上問卷調查]]系統


報名時所填寫的資料

* (選擇性)報名者與演講者，在會議前對該主題的溝通: 報名時，讓報名的人寫下「用一句話描述什麼是xxx主題」、「對XXX主題想問的問題」，讓講師可以在會前了解報名的人對該主題的想像。(參考[http://www.hpx-party.com/ HPX聚會]的作法)
* 報名人的姓名或暱稱、服務單位與職稱
* 個資同意書

==== 加入行事曆 ====
* 加到 outlook, iCal,  google calendar
* 參考資料: [http://stackoverflow.com/questions/5179760/add-events-to-google-calendar-yahoo-calendar-outlook-and-ical javascript - Add events to google calendar,yahoo calendar, outlook and ical - Stack Overflow]


=== 工作人員編制 ===
* 哪些工作類型、工作說明
* 預定參加的工作人員，是否瞭解工作內容，如果是新加入的不瞭解工作內容，則是否需要加強訓練與練習
* 會前整體流程說明與工作人員訓練

== 會前準備(講師人選確認後) ==
=== 講師聯繫 ===
* 講師交通方式: 詢問講師交通方式，若開車可確定是否要申請停車優惠；若是外地講師，則須確認是否搭乘大眾捷運系統，如果是的話，需要詢問是否要接應？
* 會議室場地資訊: 可容納多人/目前報名多少人、會議室講台與會議室內全貌的相片，可提供講師與會場聽眾互動的規劃參考
* 報名人背景資訊: 提供講師的演講方向的準備參考，例如'''聽眾都是誰？ (例如: 職業別的比例)、對於演講主題熟悉程度的多寡等'''。如果報名系統有詢問'''聽眾想要瞭解什麼問題'''，可以彙整給講師知道「聽眾在乎什麼」。例如：同樣講題，如果聽眾工程師比例較低，就可以降低技術細節的簡報比例，著重在為什麼與成效。
* 研討會整體議程: 提供講師整體議程，避免主題接近的講師，準備同樣的「導論」。例如wiki主題同時安排講師A、講師B來講，主辦單位可以協調比較慢講的講師B，請他不用準備太多的「導論」內容，例如介紹wiki是什麼。
* 互動方式安排：聯繫講師時，除了讓聽眾可以詢問講師的互動方式外，可以請講師事先準備一個問題給會眾，讓會眾可以演講後再思考等方式。
* More on [[Tip on inviting speaker | 如何邀請講師]]

=== 簡報/設備準備 ===
設備準備
* 詢問講師是否需要網路連線、播放CD/DVD、無線滑鼠、使用大會準備的電腦或使用講師自己筆記電腦、平板電腦、螢幕轉接線等軟硬體需求
** 狀況1: 使用講師個人筆記型電腦內建的喇叭播放影片，由於聲音較小，需要外接設備擴大聲音。方案: (1) 會議室現有喇叭設備、(2) 外接「喇叭」、(3) 或者使用「麥克風」接到講者電腦。事前可以準備加上「麥克風架」，就不需要工作人員協助長時間手持「麥克風」。
** 狀況2: 座談會中若有安排視訊會議，則需要會前演練，避免防火牆或電腦設定等原因，導致無法連線。
** 狀況3: 要顯示手機操作畫面，改用實體投影機，而非用轉接線播放手機畫面。 (MIX 2013 研討會觀察)
** 狀況4: 講師雙手需要操作電腦，導致需要工作人員長時間手持「麥克風」。事前可以準備加上「麥克風架」。
* 會議場地內已有設備
* 電源延長線?

簡報準備
* 場合可以分成幾種: 1. 電腦螢幕上播放, 2. 列印在A4紙張, 3. 投影到教室(約50人)白版/屏幕, 4. 投影到大型演講室 (約百人以上) 的白版。如果有圖佔滿一整面簡報的版面，那麼將[[File compression | 簡報壓縮]] 或者使用低解析度的圖，會造成影響的是第4種場合，因為失真的狀況被放大了，看得很清楚，所以要壓縮前要清楚簡報使用的場合，或者備份未壓縮的原始檔。

=== 行政庶務 ===
* 交通費、講師鐘點費等

=== 活動宣傳 與 參與誘因 ===
* 海報, EDM, 相關社群或主題的電子報, 
* 相關領域的網站公告、研討會訊息集散地 ...
** [http://web1.nsc.gov.tw/wlp.aspx?CtNode=46&CtUnit=30&BaseDSD=7&mp=1 行政院國家科學委員會 活動訊息]
* 公文: 如果活動對象針對學校教師，則可跟教育部申請發公文。

誘因
* 研習證明 或 教師研習條、公務人員研習時數證明

=== 外膳準備 ===
外膳的食物選擇
* 因為食物從餐廳出來到真正用餐時間有一段時間，需要考慮冬天與夏天食物保存的時間？例如: 炸物放置時間太久，不好吃。
* 場地如果不允許[https://zh.wikipedia.org/zh-tw/%E6%98%8E%E7%81%AB%E7%83%B9%E9%A5%AA 明火烹飪]，則不能放置瓦斯爐，避免危險。
* 如果聽眾的年紀稍長，則需要準備容易咀嚼的食物，例如: 蘿蔔糕。
* 如果聽眾用餐有葷素的區別，建議紙牌標示。
* 為了方便用餐與場地清潔，避免需要用手直接接觸的食物，例如: 玉米或滷味的雞腿。

外膳的飲料選擇
* 冷、熱
* 有糖、無糖
* 廠商準備滴水桶

外膳的會場佈置
* 外膳餐廳人員如何到會場？如果可以從停車場直接搭電梯到會場，是最方便了。
* 餐廳人員到達會場，提供桌子放置餐點
* 如果是講師，因為演講完通常會被聽眾纏住問問題，需要額外準備餐點給講師。如果有額外的休息室，也可以讓講師方便休息。

外膳的後續處理
* 廚餘、餐盤回收
* 如果剩下太多，需要額外準餐盒或塑膠袋，讓與會者或工作人員帶回家。

謝謝聖光與 [https://hpx.tw/archives/23942 HPX100 百識可樂活動] 籌備團隊的分享!

== 會前3~7天 ==
資料印製
* 跟講師索取簡報檔，以利事先印製研討會手冊 (部分講師也許需要埋梗，可以提醒演講用的與列印用的簡報檔是不同份檔案)
* (選擇性) 報名系統是公開的網誌留言平台，報名時，也同時提供與會者之間的交流 (參考[http://www.hpx-party.com/ HPX聚會]的作法)
* {{exclaim}} 如果文宣品需要列印二維條碼，避免使用有流量限制的二維條碼服務。

== 會前1天 ==
=== 活動提醒 ===
* 發信再通知與會者活動訊息與議程，提醒他們參加
* 建議講師提前半小時到會場，可會前操作確認簡報投影

=== 設備準備 ===
* copy簡報檔到筆記型電腦，再攜帶到會場。如果會場已有電腦，則須考量檔案格式在不同電腦作業系統的呈現差異，備案是將簡報檔轉成 PDF 檔。
* 調整「螢幕保護模式」出現的時間、監視器能源省電的時間設定 (顯示器 -> 內容)

=== 活動佈置/空間導覽系統 ===
* 導引海報: 在關鍵地點(例如大道路到會議室間，與會者必經地點)貼活動海報 或 方向箭頭，以便導引與會者到會場會議室
* 活動議程海報: 在會議室門口 或 會議室內講台前張貼議程

=== 網路基礎建設 ===
* 講師與聽眾使用的網路環境應該分開，例如聽眾使用無線網路，而講師使用另一加密的無線網路，或者另外牽一條網路專線供講師使用。避免過多聽眾使用會場無線網路，反而影響到講師的網路使用。 (Thanks, Tenz!)

== 活動進行 ==


=== 人員編制 ===
==== 當天活動前 ====
* 接待 / 報名處: 依照報名系統所給予編號、手機號碼前四碼，或者是依照姓名筆劃排序？
* 講師聯繫人，以便掌握講師行蹤
* 場地佈置 / 系統支援
* 設備準備: 關閉電腦的即時通訊軟體，例如 Line，避免講者演講時跳出對話訊息。
* 機動組 {{Gd}}

==== 當天活動進行時 ====
{{Tips}} 演講開始前，事先說明是否會開放簡報下載或者釋出錄影，減少與會者拍照簡報的次數，讓他們可以專心聽講。

* 接待 / 報名處
** 如果有會前有提供訂便當，根據簽到表，再度確認便當數量，避免剩下太多沒人吃的便當
** 導引位置 / 座位
* 活動紀錄
** 文字紀錄
** 攝影記錄: {{exclaim}} 避免使用閃光燈，「除非合照，不然都盡可能避免使用閃燈，用其他方式替代」減少對觀眾的干擾。 (謝謝[http://chuckchiangppt.blogspot.com/ 江江]分享！)
** 影音紀錄: 備有設備, 如相機, 錄音筆, DV 錄影時同時記錄特殊事件發生的時間點 ([https://en.wikipedia.org/wiki/Timecode Timecode])，例如：(1) 演講開始與結束的時間、 (2) 某段故事講述的時間 (3) 除了拍攝者紀錄，公司同事可以協助記錄覺得演講重要的內容的時間點等等，方便剪輯。 ...
** (選擇性) 附應頻道(Backchannel): 會議網頁或會場地點公佈該場次(session)的hashtag，讓與會者在會議進行中，透過同步網路技術如微部落格Twitter 的 hashtag 方式進行對話。透過事先約定好的 hashtag 可以方便地查找與會者的意見，例如[http://twitter.com/#!/search/%23osdc%20OR%20%23osdc.tw twitter上#osdc或#osdc.tw的hashtag]。
** (選擇性) 會後利用 Flickr 上傳相簿時也使用該標籤，方便找到使用者提供的相片，例如flickr上標上[http://www.flickr.com/search/?q=osdc&m=tags osdc]的相片搜尋)。
* 主席/司儀: 
** [http://wiki.coscup.org/tips-for-hosts COSCUP 議程主持人的注意事項 Tips For Hosts - COSCUP WIKI]
** [https://g0v.hackpad.com/ep/pad/static/oHNPtOdSPI5 g0v summit 2014 主持人須知]
* 時間控制(使用[[Conference_preparation#tools|APP]]、打鈴 或 紙板提示時間)
* 問與答: 除了傳統的現場問答、請現場與會者填寫問題單再彙整統一問答。可以使用 [https://www.sli.do/home sli.do] 線上收集問題，而且也提供投票機制 {{access | date = 2016-11-25}}。時間有限下，講師可以讓現場與會者問一題、線上 sli.do 挑選最多人投票的一題來回答。參考自 [http://datasci.tw/ 2016 台灣資料科學年會] 課程作法。
* 茶點準備
* 機動組

=== Tea & Break ===
Tea
* 紙杯 茶水 茶包
* 或者建議自帶茶杯
Break
* 預留點心給講師 {{exclaim}} 因為講師在休息時間，可能一直被與會人圍著問問題。當講師要去拿點心時，可能點心已經被一掃而空，預留點心給講師可以解決這樣的問題。即便主辦單位跟講師沒有溝通好，講師自己去拿了一份點心。因為只是一份多餘的點心，會後要處理也很容易。

== 會後 ==
* 請與會者填寫滿意度問卷調查表: 詢問演講內容、演講場地等的滿意度。
* 請講師簽授權書(ex: [http://creativecommons.org.tw/static/law/core 創用CC授權書])，允許授權主辦單位將講師簡報檔、錄影等放到活動網站上。
* 行政庶務
* 活動紀錄

== 意外狀況 ==
* 雨天備案/颱風天來臨: 會前通知 與 會場地點的公告。
* 無線麥克風的聲音忽大忽小: 更換無線麥克風的電池。
* 收電腦聲音的「音源線」故障: 更換成手持的無線麥克風 (建議有麥克風架)。
* 講師端: 如果場地的網路不穩定，則網站的線上瀏覽改成直接擷圖網站畫面； youtube等影音網站播放不順暢，則是先儲存為檔案，方便離線播放。
* 講師或來賓是外國人，可用[https://maps.google.com.tw/ Google 地圖]英文版: [https://maps.google.com/?hl=en Google Maps]、[http://www.bing.com/maps/?v=2&cp=25.039262~121.509186&lvl=9&dir=0&sty=r&where1=T'aipei%2C%20Taiwan&form=LMLTCC Bing Maps] 或者使用 [https://play.google.com/store/apps/details?id=tw.geothings.findmemaybe#?t=W251bGwsMSwxLDIxMiwidHcuZ2VvdGhpbmdzLmZpbmRtZW1heWJlIl0. Find Me Maybe - Android Apps on Google Play]{{Android}}、[https://itunes.apple.com/hk/app/geosms-composer-for-iphone/id505161084?l=zh&mt=8 The GeoSMS Composer for iPhone] 等支援 [http://www.opengeospatial.org/standards/opengeosms Open GeoSMS Standard] 的 APP 透過簡訊傳送地理位置。
* [[Troubleshoot_online_conference_software | 視訊線上會議軟體的常見問題/技術故障排除的步驟]]

== tools ==
* [http://www.openconf.com/ OpenConf Conference Management Peer-Review Software & Hosting Service] via [http://newgenerationresearcher.blogspot.com/2009/04/openconf.html 研究生2.0: 辦研討會？讓OpenConf來幫你處理庶務]
* [https://www.sli.do/home sli.do] 線上收集問題、投票 {{access | date = 2016-07-17}}

會議 app
* [https://itunes.apple.com/tw/app/presentation-timer/id291171573?mt=8 Presentation Timer] for both iPhone and iPad<ref>[http://crazyipad.blogspot.tw/2010/12/presentimer.html Crazypad: PresenTimer-幫你在會議中敲提醒鈴喔！]</ref>

== 相關單位 ==
* [http://cprteam.org/ CPR Team 線路組] ({{FB}} [https://www.facebook.com/CPRTeam.TW 線路組 CPRTeam]) {{access | date = 2015-08-26}}

== further reading ==
* {{Gd}} [https://www.facebook.com/YJ.VoiceOver/posts/1605826276105126 一介 【轉】如何正確、有效的聯繫別人] {{FB}}
* [http://wikimania2007.wikimedia.org/w/index.php?title=Main_Page/zh-hant&uselang=zh-tw Main Page/zh-hant - Wikimania 2007,2007年維基媒體國際大會], [http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimania_2007/Taipei Wikimania 2007/Taipei - Meta]
* [http://blog.bobchao.net/2009/06/blog-post_20.html 柏強，徵求新名稱的網誌: 授權書及時間提示工具]
* [[Glossary_of_Congress#.E6.9C.83.E8.AD.B0.E5.9E.8B.E6.85.8B|會議型態]]

* [http://people.debian.org.tw/~chihchun/2009/08/12/wireless-network-osdc-2009/ Rex's blah blah blah » OSDC 2009 無線網路佈署備忘錄]
* [http://www.enspyre.com/en/%E8%A1%8C%E9%8A%B7%E9%8A%B7%E5%94%AE/%E5%A2%9E%E5%8A%A0%E7%A0%94%E8%A8%8E%E6%9C%83%E7%9A%84%E6%95%88%E7%9B%8A 增加研討會的效益]
* [http://taiwan.chtsai.org/2011/03/19/shi_nian_yi_yu_de_jianbao_zainan/ Taiwan 2.0 » 十年一遇的簡報災難]
* [http://www.soft4fun.net/website-recommand/%E7%B7%9A%E4%B8%8A%E8%BE%A6%E6%B4%BB%E5%8B%95%E3%80%81%E7%95%AB%E5%9C%B0%E5%9C%96%E3%80%81%E5%81%9A%E5%AE%98%E7%B6%B2%EF%BC%8C%E4%B8%80%E6%AC%A1%E5%B9%AB%E4%BD%A0%E6%90%9E%E5%88%B0%E5%A5%BD.htm 揪團Online！線上辦活動、做報名表、畫地圖、架官網，一次幫你搞到好 (硬是要學)]
* [http://www.taipeifestival.org.tw/blogContent.aspx?ID=768&Page=1 2015 臺北藝術節 | 訂便當的藝術]
* [http://jedi.org/blog/archives/006354.html 促進研討會親和力 | Jedi's BLOG]

== References ==
<references/>

[[Category:Communication]]
[[Category:Parliamentary Procedure]]
[[Category:Checklist]]