Editing Procedure of campus event (section)

==== email ====
email 溝通途徑的注意事項
* '''事情很急的時候，不能只使用 email 作為唯一的溝通途徑'''。需要加上其他溝通途徑，例如透過電話聯繫。
* call to action: 希望對方要做什麼

* email 訊息完整度
** 由於不像面對面口語溝通時，可經由表情確認對方理解訊息。建議email本文內提供'''額外的背景/情境訊息'''，可以作為交叉確認用。
** 在單一信件中附上'''完整訊息'''，這樣就不需至先前其他的信件中搜尋查找相關訊息。
*** 不是每個人都有使用Gmail 可將同一主題訊息，透過[http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=5900 Conversations]串接起來
*** 也許是前一封信的延續討論，可以將前一封信提到的附檔在這一封信裡面一起附上。當對方信件太多時，就省下找前一封信的時間。

* email 訊息的遺失或被忽略，加上其他溝通途徑確認
** 有時候會遇到掉信的狀況，例如被郵件主機過濾到廣告信箱，導致收信軟體無法下載，而誤以為沒有信件；部分主機為了防制廣告信件，寄信到已經停用的使用者帳號，該郵件主機不會回覆任何錯誤訊息。
** 有些人會說忙到忘記回信了，直到你打電話問他有沒有收到信。
** email帳號已經停止，但是郵件主機沒有回報正確的錯誤訊息，而被誤以為有收到信件。 
* 訊息與收件人是否直接相關
** 選取太多收件人，但是其實該訊息與該收件人沒有關係
** 裁減不必要的引文(quote): 例如轉寄的信件包含前一封信、前 N 封信等等內文，但是新加入的收件者並沒有參加這些討論，也不需要知道時，建議刪減不必要的信件內文。
** (optional) 留意實際利害相關人的 email 位址是否被寄件者寫錯，或者漏寄而無法收到 email 。

* Email 附檔格式的選擇: 如果訊息不複雜，則不用對方需要開啟別的軟體才能閱讀的檔案格式
** 例如附檔 Word 只是簡要的文字，則可考慮將文字內容放到 Email 本文，而選擇不用 Word。如果有版面佈置以及後續編輯考量，才使用 Word 檔。
** 例如附檔 Word 只是放一張圖片，則可考慮擷取圖片放到附檔，而不是用 Word
** 如果附檔是提供對方閱讀的長文字，也沒有需要對方編輯。則可考慮選擇 PDF 而不是 Word 檔。

* 其他
** 有些人收信頻率較低，應該留意先前信件往返的頻率。
** 文字證據用途
** 建議使用者暱稱加上機構名稱，避免寄到同一個暱稱，卻不同機構的人
** 如果沿用公告信件或者網站自動通知信件等的信件標題，信件可能會被忽略或誤刪
** 如同其他文字書寫，可凸顯重要項目、行動相關等訊息文字

* 延伸閱讀 
** [http://www.inside.com.tw/2014/04/02/5-tips-for-getting-replies-faster 5 個技巧讓您更快收到回信 - Inside 硬塞的網路趨勢觀察] {{access | date = 2014-04-04}}
** [http://www.managertoday.com.tw/?p=46727 首次公開！Google執行董事長的9條email工作心法 - 經理人Manager Today] {{access | date = 2014-10-04}}
** [https://www.managertoday.com.tw/articles/view/56323 我每天要收 800 封信！不想被 email 壓垮，這是我的方法 | 經理人] {{access | date = 2018-08-22}}
** [https://www.zoho.com/blog/mail/15-email-etiquette-rules.html 15 email etiquette rules for every professional - Zoho Blog]
** [https://www.storm.mg/lifestyle/359201?mode=whole 學校不教，但你一定要會的email信件格式禮儀！超基本、能做好印象就會大加分-風傳媒]