Procedure of campus event: Difference between revisions
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| Line 2: | Line 2: | ||
== 考慮事項 == | == 考慮事項 == | ||
* 有效性: | 校內/機構的溝通管道有很多，要如何選擇哪一種溝通管道的考慮事項 | ||
* 有效性: 該管道是否會有人接收、處理與回覆訊息? 根據經驗或事前詢問，該管道回覆時間需要多久? 有效地解決問題的比例? | |||
* 透明性: 該問題的處理流程是否清楚? 過去問題是否有匯整，可公開地進行查詢? | * 透明性: 該問題的處理流程是否清楚? 過去問題是否有匯整，可公開地進行查詢? | ||
* 可信度(Source Credibility): 該管道的可相信程度? <ref>[http://i-buzzresearchcenter.blogspot.tw/2010/11/source-credibility.html Internet Buzz Research Center: | * 可信度 (Source Credibility): 該管道的可相信程度? <ref>[http://i-buzzresearchcenter.blogspot.tw/2010/11/source-credibility.html Internet Buzz Research Center: 從來源可信度 (Source Credibility) 看口碑行銷的實踐]。相關頁面: [[Media Literacy | 媒體識讀的輔助工具]]</ref> 根據過往紀錄，該管道發佈的訊息是否正確? 即便有錯誤，是否事後有發佈修正的訊息? (Thanks, Portnoy!<ref>[http://techsoup-taiwan.blogspot.com/2013/12/20131203-fb.html (網二) 2013/12/03 鄭國威：FB不能做的事? 科技濃湯 TechSoup Taiwan]{{access | date=2014-04-06}}</ref>) | ||
== 校內/機構管道 == | == 校內/機構管道 == | ||
| Line 27: | Line 28: | ||
== 溝通途徑的屬性 == | == 溝通途徑的屬性 == | ||
=== 同步、即時的 === | === 同步、即時的 === | ||
會議 | |||
* 透過會議記錄或備忘錄，將會議討論結果寄給與會者確認，也可方便日後追蹤。 | |||
即時傳訊 (Instant Messaging) | |||
* | * 因為連線問題，有時候使用者不會看到你傳送的訊息。 | ||
* 由於軟體預設值沒有額外勾選儲存對話紀錄，如果使用者不小心關掉對話視窗，變成這件事無法確認。 | |||
** | * 訊息完整：盡量在一次訊息內完整表達意圖，而非分多次傳送。如果直接複製他人對話，請解釋來龍去脈。 | ||
* [https://mypaper.pchome.com.tw/yangdze/post/1381087011 請不要再說「你現在有空嗎？」----昨天再次聽到「我訊息」講座有感＠長江水滔滔｜PChome 個人新聞台] | |||
電話/手機/語音聊天 | |||
* 對話結束時，複述一遍通話內容或行動方案，避免因為聽錯而誤解。 | |||
* ''有些人''不喜歡語音信箱，但相對地留語音訊息，可以證明這件事的重要性。 | |||
* ''有些長者''不懂如何看手機簡訊。 | |||
同步線上會議(Online/Video Conferencing) | |||
* ''施工中'' | |||
=== 非同步、非即時的 === | === 非同步、非即時的 === | ||
| Line 64: | Line 65: | ||
<td>手機簡訊</td> | <td>手機簡訊</td> | ||
<td>學生B：「一定會看」</td> | <td>學生B：「一定會看」</td> | ||
<td> | <td>額外需要支出簡訊費用</td> | ||
<td></td> | <td></td> | ||
</tr> | </tr> | ||
| Line 116: | Line 117: | ||
email 溝通途徑的注意事項 | email 溝通途徑的注意事項 | ||
* '''事情很急的時候，不能只使用 email 作為唯一的溝通途徑'''。需要加上其他溝通途徑，例如透過電話聯繫。 | * '''事情很急的時候，不能只使用 email 作為唯一的溝通途徑'''。需要加上其他溝通途徑，例如透過電話聯繫。 | ||
* call to action: 希望對方要做什麼 | |||
* email 訊息完整度 | * email 訊息完整度 | ||
** 由於不像面對面口語溝通時，可經由表情確認對方理解訊息。建議email本文內提供'''額外的背景/情境訊息'''，可以作為交叉確認用。 | ** 由於不像面對面口語溝通時，可經由表情確認對方理解訊息。建議email本文內提供'''額外的背景/情境訊息'''，可以作為交叉確認用。 | ||
| Line 121: | Line 124: | ||
*** 不是每個人都有使用Gmail 可將同一主題訊息，透過[http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=5900 Conversations]串接起來 | *** 不是每個人都有使用Gmail 可將同一主題訊息，透過[http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=5900 Conversations]串接起來 | ||
*** 也許是前一封信的延續討論，可以將前一封信提到的附檔在這一封信裡面一起附上。當對方信件太多時，就省下找前一封信的時間。 | *** 也許是前一封信的延續討論，可以將前一封信提到的附檔在這一封信裡面一起附上。當對方信件太多時，就省下找前一封信的時間。 | ||
* email 訊息的遺失或被忽略，加上其他溝通途徑確認 | * email 訊息的遺失或被忽略，加上其他溝通途徑確認 | ||
** 有時候會遇到掉信的狀況，例如被郵件主機過濾到廣告信箱，導致收信軟體無法下載，而誤以為沒有信件；部分主機為了防制廣告信件，寄信到已經停用的使用者帳號，該郵件主機不會回覆任何錯誤訊息。 | ** 有時候會遇到掉信的狀況，例如被郵件主機過濾到廣告信箱，導致收信軟體無法下載，而誤以為沒有信件；部分主機為了防制廣告信件，寄信到已經停用的使用者帳號，該郵件主機不會回覆任何錯誤訊息。 | ||
| Line 127: | Line 131: | ||
* 訊息與收件人是否直接相關 | * 訊息與收件人是否直接相關 | ||
** 選取太多收件人，但是其實該訊息與該收件人沒有關係 | ** 選取太多收件人，但是其實該訊息與該收件人沒有關係 | ||
** 裁減不必要的引文(quote) | ** 裁減不必要的引文(quote): 例如轉寄的信件包含前一封信、前 N 封信等等內文，但是新加入的收件者並沒有參加這些討論，也不需要知道時，建議刪減不必要的信件內文。 | ||
** (optional) | ** (optional) 留意實際利害相關人的 email 位址是否被寄件者寫錯，或者漏寄而無法收到 email 。 | ||
* Email 附檔格式的選擇: 如果訊息不複雜，則不用對方需要開啟別的軟體才能閱讀的檔案格式 | |||
** 例如附檔 Word 只是簡要的文字，則可考慮將文字內容放到 Email 本文，而選擇不用 Word。如果有版面佈置以及後續編輯考量，才使用 Word 檔。 | |||
** 例如附檔 Word 只是放一張圖片，則可考慮擷取圖片放到附檔，而不是用 Word | |||
** 如果附檔是提供對方閱讀的長文字，也沒有需要對方編輯。則可考慮選擇 PDF 而不是 Word 檔。 | |||
* 其他 | * 其他 | ||
** 有些人收信頻率較低，應該留意先前信件往返的頻率。 | ** 有些人收信頻率較低，應該留意先前信件往返的頻率。 | ||
| Line 134: | Line 144: | ||
** 建議使用者暱稱加上機構名稱，避免寄到同一個暱稱，卻不同機構的人 | ** 建議使用者暱稱加上機構名稱，避免寄到同一個暱稱，卻不同機構的人 | ||
** 如果沿用公告信件或者網站自動通知信件等的信件標題，信件可能會被忽略或誤刪 | ** 如果沿用公告信件或者網站自動通知信件等的信件標題，信件可能會被忽略或誤刪 | ||
** 如同其他文字書寫，可凸顯重要項目、行動相關等訊息文字 | |||
* 延伸閱讀 | * 延伸閱讀 | ||
** [http://www.inside.com.tw/2014/04/02/5-tips-for-getting-replies-faster 5 個技巧讓您更快收到回信 - Inside 硬塞的網路趨勢觀察] {{access | date = 2014-04-04}} | ** [http://www.inside.com.tw/2014/04/02/5-tips-for-getting-replies-faster 5 個技巧讓您更快收到回信 - Inside 硬塞的網路趨勢觀察] {{access | date = 2014-04-04}} | ||
** [http://www.managertoday.com.tw/?p=46727 首次公開！Google執行董事長的9條email工作心法 - 經理人Manager Today] {{access | date = 2014-10-04}} | ** [http://www.managertoday.com.tw/?p=46727 首次公開！Google執行董事長的9條email工作心法 - 經理人Manager Today] {{access | date = 2014-10-04}} | ||
** [https://www.managertoday.com.tw/articles/view/56323 我每天要收 800 封信！不想被 email 壓垮，這是我的方法 | 經理人] {{access | date = 2018-08-22}} | |||
** [https://www.zoho.com/blog/mail/15-email-etiquette-rules.html 15 email etiquette rules for every professional - Zoho Blog] | |||
** [https://www.storm.mg/lifestyle/359201?mode=whole 學校不教，但你一定要會的email信件格式禮儀！超基本、能做好印象就會大加分-風傳媒] | |||
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