Procedure of campus event: Difference between revisions

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== 考慮事項 ==
== 考慮事項 ==
* 有效性: 該管道是否會有人回覆? 有效地解決?
校內/機構的溝通管道有很多,要如何選擇哪一種溝通管道的考慮事項
* 有效性: 該管道是否會有人接收、處理與回覆訊息? 根據經驗或事前詢問,該管道回覆時間需要多久? 有效地解決問題的比例?
* 透明性: 該問題的處理流程是否清楚? 過去問題是否有匯整,可公開地進行查詢?
* 透明性: 該問題的處理流程是否清楚? 過去問題是否有匯整,可公開地進行查詢?
* 可信度(Source Credibility): 該管道的可相信程度? <ref>[http://i-buzzresearchcenter.blogspot.tw/2010/11/source-credibility.html Internet Buzz Research Center: 從來源可信度(Source Credibility)看口碑行銷的實踐]。相關頁面: [[Media Literacy | 媒體識讀的輔助工具]]</ref> 根據過往紀錄,該管道發佈的訊息是否正確?即便有錯誤,是否事後有發佈修正的訊息? (Thanks, Portnoy!<ref>[http://techsoup-taiwan.blogspot.com/2013/12/20131203-fb.html (網二) 2013/12/03 鄭國威:FB不能做的事? 科技濃湯 TechSoup Taiwan]{{access | date=2014-04-06}}</ref>)
* 可信度 (Source Credibility): 該管道的可相信程度? <ref>[http://i-buzzresearchcenter.blogspot.tw/2010/11/source-credibility.html Internet Buzz Research Center: 從來源可信度 (Source Credibility) 看口碑行銷的實踐]。相關頁面: [[Media Literacy | 媒體識讀的輔助工具]]</ref> 根據過往紀錄,該管道發佈的訊息是否正確? 即便有錯誤,是否事後有發佈修正的訊息? (Thanks, Portnoy!<ref>[http://techsoup-taiwan.blogspot.com/2013/12/20131203-fb.html (網二) 2013/12/03 鄭國威:FB不能做的事? 科技濃湯 TechSoup Taiwan]{{access | date=2014-04-06}}</ref>)


== 校內/機構管道 ==
== 校內/機構管道 ==
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<td>手機簡訊</td>
<td>手機簡訊</td>
<td>學生B:「一定會看」</td>
<td>學生B:「一定會看」</td>
<td>額外需要支出費用</td>
<td>額外需要支出簡訊費用</td>
<td></td>
<td></td>
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==== email ====
==== email ====
'''事情很急的時候,需要輔以電話聯繫'''
email 溝通途徑的注意事項
* '''事情很急的時候,不能只使用 email 作為唯一的溝通途徑'''。需要加上其他溝通途徑,例如透過電話聯繫。
 
* email 訊息完整度
* email 訊息完整度
** 由於不像面對面口語溝通時,可經由表情確認對方理解訊息。建議email本文內提供'''額外的背景/情境訊息''',可以作為交叉確認用。
** 由於不像面對面口語溝通時,可經由表情確認對方理解訊息。建議email本文內提供'''額外的背景/情境訊息''',可以作為交叉確認用。
** 在單一信件中附上'''完整訊息''',這樣就不需至先前其他的信件中搜尋查找相關訊息。(不是每個人都有使用Gmail 可將同一主題訊息,透過[http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=5900 Conversations]串接起來)
** 在單一信件中附上'''完整訊息''',這樣就不需至先前其他的信件中搜尋查找相關訊息。
* email 訊息的遺失或被忽略 (需要輔以其他管道確認)
*** 不是每個人都有使用Gmail 可將同一主題訊息,透過[http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=5900 Conversations]串接起來
*** 也許是前一封信的延續討論,可以將前一封信提到的附檔在這一封信裡面一起附上。當對方信件太多時,就省下找前一封信的時間。
 
* email 訊息的遺失或被忽略,加上其他溝通途徑確認
** 有時候會遇到掉信的狀況,例如被郵件主機過濾到廣告信箱,導致收信軟體無法下載,而誤以為沒有信件;部分主機為了防制廣告信件,寄信到已經停用的使用者帳號,該郵件主機不會回覆任何錯誤訊息。
** 有時候會遇到掉信的狀況,例如被郵件主機過濾到廣告信箱,導致收信軟體無法下載,而誤以為沒有信件;部分主機為了防制廣告信件,寄信到已經停用的使用者帳號,該郵件主機不會回覆任何錯誤訊息。
** 有些人會說忙到忘記回信了,直到你打電話問他有沒有收到信。
** 有些人會說忙到忘記回信了,直到你打電話問他有沒有收到信。
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* 訊息與收件人是否直接相關
* 訊息與收件人是否直接相關
** 選取太多收件人,但是其實該訊息與該收件人沒有關係
** 選取太多收件人,但是其實該訊息與該收件人沒有關係
** 裁減不必要的引文(quote)
** 裁減不必要的引文(quote): 例如轉寄的信件包含前一封信、前 N 封信等等內文,但是新加入的收件者並沒有參加這些討論,也不需要知道時,建議刪減不必要的信件內文。
** (optional) 留意實際利害相關人的 email 位址是否被寄件者寫錯,或者漏寄而無法收到 email 。
 
* Email 附檔格式的選擇: 如果訊息不複雜,則不用對方需要開啟別的軟體才能閱讀的檔案格式
** 例如附檔 Word 只是簡要的文字,則可考慮將文字內容放到 Email 本文,而選擇不用 Word。如果有版面佈置以及後續編輯考量,才使用 Word 檔。
** 例如附檔 Word 只是放一張圖片,則可考慮擷取圖片放到附檔,而不是用 Word
** 如果附檔是提供對方閱讀的長文字,也沒有需要對方編輯。則可考慮選擇 PDF 而不是 Word 檔。
 
* 其他
* 其他
** 有些人收信頻率較低,應該留意先前信件往返的頻率。
** 有些人收信頻率較低,應該留意先前信件往返的頻率。
** 文字證據用途
** 文字證據用途
** 建議使用者暱稱加上機構名稱,避免寄到同一個暱稱,卻不同機構的人
** 建議使用者暱稱加上機構名稱,避免寄到同一個暱稱,卻不同機構的人
** 如果沿用公告信件或者網站自動通知信件等的信件標題,信件可能會被忽略或誤刪
** 如同其他文字書寫,可凸顯重要項目、行動相關等訊息文字
* 延伸閱讀  
* 延伸閱讀  
** [http://www.inside.com.tw/2014/04/02/5-tips-for-getting-replies-faster 5 個技巧讓您更快收到回信 - Inside 硬塞的網路趨勢觀察] {{access | date = 2014-04-04}}
** [http://www.inside.com.tw/2014/04/02/5-tips-for-getting-replies-faster 5 個技巧讓您更快收到回信 - Inside 硬塞的網路趨勢觀察] {{access | date = 2014-04-04}}
** [http://www.managertoday.com.tw/?p=46727 首次公開!Google執行董事長的9條email工作心法 - 經理人Manager Today] {{access | date = 2014-10-04}}
** [http://www.managertoday.com.tw/?p=46727 首次公開!Google執行董事長的9條email工作心法 - 經理人Manager Today] {{access | date = 2014-10-04}}
** [https://www.managertoday.com.tw/articles/view/56323 我每天要收 800 封信!不想被 email 壓垮,這是我的方法 | 經理人] {{access | date = 2018-08-22}}


==== 問題反應線上表單(html form, web form) ====
==== 問題反應線上表單(html form, web form) ====
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== 相關文章 ==
== 相關文章書籍 ==
相關文章
* [[Glossary of Congress]] 議事學小辭典  
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* [http://planetoid.info/weblog/2005/05/03/000508.html 校園內的組織溝通] 2005-11-21
* [http://planetoid.info/weblog/2005/05/03/000508.html 校園內的組織溝通] 2005-11-21
* [http://zh.wikipedia.org/wiki/%E9%9D%9E%E8%A8%80%E8%AF%AD%E4%BA%A4%E9%99%85 非言語交際 - 维基百科,自由的百科全书]
* [http://zh.wikipedia.org/wiki/%E9%9D%9E%E8%A8%80%E8%AF%AD%E4%BA%A4%E9%99%85 非言語交際 - 维基百科,自由的百科全书]
* [http://www.managertoday.com.tw/?p=41750#.U5PrHIjyPgQ.facebook 我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率] {{access | date= 2014-06-08}}
* [http://www.managertoday.com.tw/?p=41750#.U5PrHIjyPgQ.facebook 我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率] {{access | date= 2014-06-08}}
* [http://www.playpcesor.com/2015/11/10-email-tips.html 把握回信 10 大原則,養成不被工作郵件追著跑好習慣 - 電腦玩物] {{access | date= 2015-11-15}}
相關書籍
* 華頓商學院最受歡迎的談判課 (ISBN 9789861341767)
references
references
<references/>
<references/>


[[Category:Campus]] [[Category:Communication]]
[[Category:Campus]] [[Category:Communication]]

Revision as of 10:12, 22 August 2018

學生反應校園問題/議題/事件的管道

考慮事項

校內/機構的溝通管道有很多,要如何選擇哪一種溝通管道的考慮事項

  • 有效性: 該管道是否會有人接收、處理與回覆訊息? 根據經驗或事前詢問,該管道回覆時間需要多久? 有效地解決問題的比例?
  • 透明性: 該問題的處理流程是否清楚? 過去問題是否有匯整,可公開地進行查詢?
  • 可信度 (Source Credibility): 該管道的可相信程度? [1] 根據過往紀錄,該管道發佈的訊息是否正確? 即便有錯誤,是否事後有發佈修正的訊息? (Thanks, Portnoy![2])

校內/機構管道

管道類型 (建議依照順序進行,非必要才跳級反應)

  1. 學校各部門
    1. BBS校務相關看板: 部分有專人回答
    2. 學校各部門意見箱
  2. 導師、導師時間: 學校會匯整導師時間學生詢問的問題,然後要求各單位報告。
  3. 學生申訴委員會、學生代表等組織
  4. 校務會議、教評會、行政會議
  5. 各級首長申訴信箱
  6. 直接到校長室反應問題給校長
  7. 教育部: 部長民意信箱
  8. 訴願法: 訴願、行政訴訟

校外管道

管道類型

  1. 財團法人人本教育文教基金會NGO
  2. 聯絡報社記者

溝通途徑的屬性

同步、即時的

  • 會議
    • 透過會議記錄或備忘錄,將會議討論結果寄給與會者確認,也可方便日後追蹤。


  • 即時傳訊(Instant Messaging, 如msn messenger): 即時傳訊軟體沒有想像中可靠
    • 因為連線問題,有時候,使用者不會看到你傳送的訊息。
    • 由於軟體預設值沒有額外勾選儲存對話紀錄,如果使用者不小心關掉對話視窗,變成這件事無法確認。
    • (替代) Google talk允許使用者將對話記錄儲存到Gmail空間。


  • 電話/手機/語音聊天
    • 對話結束時,複述一遍通話內容或行動方案,避免因為聽錯而誤解。
    • 有些人不喜歡語音信箱,但相對地留語音訊息,可以證明這件事的重要性。
    • 有些長者不懂如何看手機簡訊。


  • 同步線上會議(Online/Video Conferencing)
    • 施工中

非同步、非即時的

摘錄「圖書館服務設計工作坊」訊息通知管道的訪談內容:

管道服務使用者服務提供者設計構想
Email
  • 新生營將近兩三天的訊息轟炸,儘管啟用了圖書館帳號,學生可能不會察覺圖書館的通知信會寄到這個信箱。再加上常用的信箱是其他信箱 (例如 gmail),雖然每天都會收信 (gmail),但不會常去看學校的信。剛畢業的社會人士A:「因為圖書館罰款,才注意到其實學校的信箱,可以設定自動轉信到 gmail」
  • 大學部學生B:「信箱內夾雜其他信件,例如廣告信」,而可能不會注意到信件
  • 手機簡訊 學生B:「一定會看」 額外需要支出簡訊費用
    圖書館 facebook 粉絲專頁 學生B:「可能會看到 ... ... 通常不會在個人塗鴉牆看到圖書館專頁發佈的消息,直到有朋友按讚圖書館的訊息,才會看到」。研究所學生 C:「一直都不知道自己學校圖書館有粉絲專頁,直到看到別校圖書館有,才留意到自己學校其實有粉絲專頁」。
    圖書館網站 學生B:「雖然圖書館網站有很多訊息,但是因為只去圖書館網站借書,所以不會注意這些訊息。」 透過學生分享讀書心得或DVD影評,增加網站黏著度。
    圖書館新書建議購買表單 (建購) 學生B:「圖書館購買建議的新書,會覺得很高興。」(可能經過很久之後)
    海報 學生B:「看到圖書館的活動海報,覺得很不錯,但是已經錯過了 ... ...」 海報提供活動網址或 QR code,方便讓學生訂閱活動相關的電子報消息或 facebook 粉絲專頁
    學校實體的大型電子看板 學生C:「因為很忙地在校內來往,不會看到看板訊息。」
    圖書館 Line 發訊息 學生B:「如果有的話,應該滿好的 ... ... 不過訊息不能太多,會封鎖。」 近百萬的費用

    實體信箱

    • 非公家機構的郵政信箱,需證明其有效性,例如說明何時收信,以及何時不收信(期考?)


    公文

    • 有時因為涉及不同單位,而公文旅行超過一個月時間,除了經由工作追蹤軟體(ex: HiveminderRemember The MilkRequestTracker)記錄,則可考慮召開跨單位的協調會,加速處理問題。


    email

    email 溝通途徑的注意事項

    • 事情很急的時候,不能只使用 email 作為唯一的溝通途徑。需要加上其他溝通途徑,例如透過電話聯繫。
    • email 訊息完整度
      • 由於不像面對面口語溝通時,可經由表情確認對方理解訊息。建議email本文內提供額外的背景/情境訊息,可以作為交叉確認用。
      • 在單一信件中附上完整訊息,這樣就不需至先前其他的信件中搜尋查找相關訊息。
        • 不是每個人都有使用Gmail 可將同一主題訊息,透過Conversations串接起來
        • 也許是前一封信的延續討論,可以將前一封信提到的附檔在這一封信裡面一起附上。當對方信件太多時,就省下找前一封信的時間。
    • email 訊息的遺失或被忽略,加上其他溝通途徑確認
      • 有時候會遇到掉信的狀況,例如被郵件主機過濾到廣告信箱,導致收信軟體無法下載,而誤以為沒有信件;部分主機為了防制廣告信件,寄信到已經停用的使用者帳號,該郵件主機不會回覆任何錯誤訊息。
      • 有些人會說忙到忘記回信了,直到你打電話問他有沒有收到信。
      • email帳號已經停止,但是郵件主機沒有回報正確的錯誤訊息,而被誤以為有收到信件。
    • 訊息與收件人是否直接相關
      • 選取太多收件人,但是其實該訊息與該收件人沒有關係
      • 裁減不必要的引文(quote): 例如轉寄的信件包含前一封信、前 N 封信等等內文,但是新加入的收件者並沒有參加這些討論,也不需要知道時,建議刪減不必要的信件內文。
      • (optional) 留意實際利害相關人的 email 位址是否被寄件者寫錯,或者漏寄而無法收到 email 。
    • Email 附檔格式的選擇: 如果訊息不複雜,則不用對方需要開啟別的軟體才能閱讀的檔案格式
      • 例如附檔 Word 只是簡要的文字,則可考慮將文字內容放到 Email 本文,而選擇不用 Word。如果有版面佈置以及後續編輯考量,才使用 Word 檔。
      • 例如附檔 Word 只是放一張圖片,則可考慮擷取圖片放到附檔,而不是用 Word
      • 如果附檔是提供對方閱讀的長文字,也沒有需要對方編輯。則可考慮選擇 PDF 而不是 Word 檔。
    • 其他
      • 有些人收信頻率較低,應該留意先前信件往返的頻率。
      • 文字證據用途
      • 建議使用者暱稱加上機構名稱,避免寄到同一個暱稱,卻不同機構的人
      • 如果沿用公告信件或者網站自動通知信件等的信件標題,信件可能會被忽略或誤刪
      • 如同其他文字書寫,可凸顯重要項目、行動相關等訊息文字

    問題反應線上表單(html form, web form)

    • 建議啟用當有人填寫回應時,則即時寄信通知你,就不用三不五時需要查看。 ex: Google Drive 的 通知功能

    其他: 施工中

    電子報(epaper, mailing list)、非同步討論區(Discussion Forums)、Blog、micro-blog

    溝通途徑優缺點比較 (施工中)

    前有工程 小心慢行


    相關文章書籍

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    相關書籍

    • 華頓商學院最受歡迎的談判課 (ISBN 9789861341767)

    references