Procedure of campus event: Difference between revisions
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==== 問題反應線上表單(html form, web form) ==== | ==== 問題反應線上表單(html form, web form) ==== |
Revision as of 10:27, 4 October 2014
學生反應校園問題/議題/事件的管道
考慮事項
- 有效性: 該管道是否會有人回覆? 有效地解決?
- 透明性: 該問題的處理流程是否清楚? 過去問題是否有匯整,可公開地進行查詢?
- 可信度(Source Credibility): 該管道的可相信程度? [1] 根據過往紀錄,該管道發佈的訊息是否正確?即便有錯誤,是否事後有發佈修正的訊息? (Thanks, Portnoy![2])
校內/機構管道
管道類型 (建議依照順序進行,非必要才跳級反應)
- 學校各部門
- BBS校務相關看板: 部分有專人回答
- 學校各部門意見箱
- 導師、導師時間: 學校會匯整導師時間學生詢問的問題,然後要求各單位報告。
- 學生申訴委員會、學生代表等組織
- 校務會議、教評會、行政會議
- 各級首長申訴信箱
- 直接到校長室反應問題給校長
- 教育部: 部長民意信箱
- 訴願法: 訴願、行政訴訟
- 在學(學生與學校)關係的檢討(五之三)(吳明孝) 2000-01
校外管道
管道類型
- 財團法人人本教育文教基金會等NGO
- 聯絡報社記者
溝通途徑的屬性
同步、即時的
- 會議
- 透過會議記錄或備忘錄,將會議討論結果寄給與會者確認,也可方便日後追蹤。
- 即時傳訊(Instant Messaging, 如msn messenger): 即時傳訊軟體沒有想像中可靠
- 因為連線問題,有時候,使用者不會看到你傳送的訊息。
- 由於軟體預設值沒有額外勾選儲存對話紀錄,如果使用者不小心關掉對話視窗,變成這件事無法確認。
- (替代) Google talk允許使用者將對話記錄儲存到Gmail空間。
- 電話/手機/語音聊天
- 對話結束時,複述一遍通話內容或行動方案,避免因為聽錯而誤解。
- 有些人不喜歡語音信箱,但相對地留語音訊息,可以證明這件事的重要性。
- 有些長者不懂如何看手機簡訊。
- 同步線上會議(Online/Video Conferencing)
- 施工中
非同步、非即時的
實體信箱
- 非公家機構的郵政信箱,需證明其有效性,例如說明何時收信,以及何時不收信(期考?)
公文
- 有時因為涉及不同單位,而公文旅行超過一個月時間,除了經由工作追蹤軟體(ex: Hiveminder、Remember The Milk、RequestTracker)記錄,則可考慮召開跨單位的協調會,加速處理問題。
事情很急的時候,需要輔以電話聯繫
- email 訊息完整度
- 由於不像面對面口語溝通時,可經由表情確認對方理解訊息。建議email本文內提供額外的背景/情境訊息,可以作為交叉確認用。
- 在單一信件中附上完整訊息,這樣就不需至先前其他的信件中搜尋查找相關訊息。(不是每個人都有使用Gmail 可將同一主題訊息,透過Conversations串接起來)
- email 訊息的遺失或被忽略 (需要輔以其他管道確認)
- 有時候會遇到掉信的狀況,例如被郵件主機過濾到廣告信箱,導致收信軟體無法下載,而誤以為沒有信件;部分主機為了防制廣告信件,寄信到已經停用的使用者帳號,該郵件主機不會回覆任何錯誤訊息。
- 有些人會說忙到忘記回信了,直到你打電話問他有沒有收到信。
- email帳號已經停止,但是郵件主機沒有回報正確的錯誤訊息,而被誤以為有收到信件。
- 訊息與收件人是否直接相關
- 選取太多收件人,但是其實該訊息與該收件人沒有關係
- 裁減不必要的引文(quote)
- 其他
- 有些人收信頻率較低,應該留意先前信件往返的頻率。
- 文字證據用途
- 建議使用者暱稱加上機構名稱,避免寄到同一個暱稱,卻不同機構的人
- 延伸閱讀
- 5 個技巧讓您更快收到回信 - Inside 硬塞的網路趨勢觀察 [Last visited: 2014-04-04]
- 首次公開!Google執行董事長的9條email工作心法 - 經理人Manager Today [Last visited: 2014-10-04]
問題反應線上表單(html form, web form)
- 建議啟用當有人填寫回應時,則即時寄信通知你,就不用三不五時需要查看。 ex: Google Drive 的 通知功能
其他: 施工中
電子報(epaper, mailing list)、非同步討論區(Discussion Forums)、Blog、micro-blog
溝通途徑優缺點比較 (施工中)
前有工程 小心慢行
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references
- ↑ Internet Buzz Research Center: 從來源可信度(Source Credibility)看口碑行銷的實踐。相關頁面: 媒體識讀的輔助工具
- ↑ (網二) 2013/12/03 鄭國威:FB不能做的事? 科技濃湯 TechSoup Taiwan[Last visited: 2014-04-06]