Conference preparation: Difference between revisions
Jump to navigation
Jump to search
m (→講師聯繫) |
|||
Line 47: | Line 47: | ||
* 講師交通方式: 詢問講師交通方式,若開車可確定是否要申請停車優惠;若是外地講師,則須確認是否搭乘大眾捷運系統,如果是的話,需要詢問是否要接應? | * 講師交通方式: 詢問講師交通方式,若開車可確定是否要申請停車優惠;若是外地講師,則須確認是否搭乘大眾捷運系統,如果是的話,需要詢問是否要接應? | ||
* 會議室場地資訊: 可容納多人/目前報名多少人、會議室講台與會議室內全貌的相片,可提供講師與會場聽眾互動的規劃參考 | * 會議室場地資訊: 可容納多人/目前報名多少人、會議室講台與會議室內全貌的相片,可提供講師與會場聽眾互動的規劃參考 | ||
* 報名人背景資訊: 提供講師的演講方向的準備參考,例如'''聽眾都是誰? (例如: 職業別的比例)、對於演講主題熟悉程度的多寡等''' | * 報名人背景資訊: 提供講師的演講方向的準備參考,例如'''聽眾都是誰? (例如: 職業別的比例)、對於演講主題熟悉程度的多寡等'''。如果報名系統有詢問'''聽眾想要瞭解什麼問題''',可以彙整給講師知道「聽眾在乎什麼」。 | ||
* 研討會整體議程: 提供講師整體議程,避免主題接近的講師,準備同樣的「導論」。例如wiki主題同時安排講師A、講師B來講,主辦單位可以協調比較慢講的講師B,請他不用準備太多的「導論」內容,例如介紹wiki是什麼。 | * 研討會整體議程: 提供講師整體議程,避免主題接近的講師,準備同樣的「導論」。例如wiki主題同時安排講師A、講師B來講,主辦單位可以協調比較慢講的講師B,請他不用準備太多的「導論」內容,例如介紹wiki是什麼。 | ||
* more on [[Tip on inviting speaker | 如何邀請講師]] | * more on [[Tip on inviting speaker | 如何邀請講師]] |
Revision as of 07:47, 22 October 2016
研討會準備工作
會前準備
- 活動目的: 專案需求目的?
- 議題與講師人選: 根據活動目的,決定研討會講題與可能的講師人選。
- 講師人選聯繫與確認 (有時需要三個月前邀請講師人選)
- 預算: 講師鐘點費、是否供應與會餐點、場地費用等。
- 地點: 會前探勘(以電腦教室為例,須考量是否有不能開機、是否有安裝資料復原系統,重新開機會導致學員儲存到桌面的檔案不見?)
- 時間
- (optional) 行為守則 (Code of Conduct)
活動網站 與 報名系統
活動網站
- 申請BLOG服務
- 使用CMS
- 自行開發
報名方式
(根據與會者的e化能力調整)
- 純網路報名: 採用線上報名或email報名。
- 網路報名 + 其他報名方式: 並非所有與會者會上網時,增加傳真報名、電話報名。
- 現場報名
報名系統
- 自行架設:
- eguide 活動報名系統 for XOOPS (注意如果使用unicode版,發的信件建議更改成Big5版,避免與會者收到的系統通知信是亂碼)
- Seminar for joomla!
- 線上服務:
- KKTIX (前Registrano)
- Google form
- 活動通 Accupass
- Eventbrite: Online Event Registration - Sell Tickets Online with Eventbrite 英文介面
- 你知我知好學網 - 最好的課程報名平台
- 類似選擇: 線上問卷調查系統
報名時所填寫的資料
- (選擇性)報名者與演講者,在會議前對該主題的溝通: 報名時,讓報名的人寫下「用一句話描述什麼是xxx主題」、「對XXX主題想問的問題」,讓講師可以在會前了解報名的人對該主題的想像。(參考HPX聚會的作法)
- 報名人的姓名或暱稱、服務單位與職稱
會前準備(講師人選確認後)
講師聯繫
- 講師交通方式: 詢問講師交通方式,若開車可確定是否要申請停車優惠;若是外地講師,則須確認是否搭乘大眾捷運系統,如果是的話,需要詢問是否要接應?
- 會議室場地資訊: 可容納多人/目前報名多少人、會議室講台與會議室內全貌的相片,可提供講師與會場聽眾互動的規劃參考
- 報名人背景資訊: 提供講師的演講方向的準備參考,例如聽眾都是誰? (例如: 職業別的比例)、對於演講主題熟悉程度的多寡等。如果報名系統有詢問聽眾想要瞭解什麼問題,可以彙整給講師知道「聽眾在乎什麼」。
- 研討會整體議程: 提供講師整體議程,避免主題接近的講師,準備同樣的「導論」。例如wiki主題同時安排講師A、講師B來講,主辦單位可以協調比較慢講的講師B,請他不用準備太多的「導論」內容,例如介紹wiki是什麼。
- more on 如何邀請講師
設備準備
- 詢問講師是否需要網路連線、播放CD/DVD、無線滑鼠、使用大會準備的電腦或使用講師自己筆記電腦、平板電腦、螢幕轉接線等軟硬體需求
- 狀況1: 使用講師個人筆記型電腦內建的喇叭播放影片,由於聲音較小,需要外接設備擴大聲音。方案: (1) 會議室現有喇叭設備、(2) 外接「喇叭」、(3) 或者使用「麥克風」接到講者電腦。事前可以準備加上「麥克風架」,就不需要工作人員協助長時間手持「麥克風」。
- 狀況2: 座談會中若有安排視訊會議,則需要會前演練,避免防火牆或電腦設定等原因,導致無法連線。
- 狀況3: 要顯示手機操作畫面,改用實體投影機,而非用轉接線播放手機畫面。 (MIX 2013 研討會觀察)
- 狀況4: 講師雙手需要操作電腦,導致需要工作人員長時間手持「麥克風」。事前可以準備加上「麥克風架」。
- 會議場地內已有設備
- 電源延長線?
行政庶務
- 交通費、講師鐘點費等
活動宣傳 與 參與誘因
- 海報, EDM, 相關社群或主題的電子報,
- 相關領域的網站公告、研討會訊息集散地 ...
- 公文: 如果活動對象針對學校教師,則可跟教育部申請發公文。
誘因
- 研習證明 或 教師研習條、公務人員研習時數證明
會前3~7天
資料印製
- 跟講師索取簡報檔,以利事先印製研討會手冊 (部分講師也許需要埋梗,可以提醒演講用的與列印用的簡報檔是不同份檔案)
- (選擇性) 報名系統是公開的網誌留言平台,報名時,也同時提供與會者之間的交流 (參考HPX聚會的作法)
會前1天
活動提醒
- 發信再通知與會者活動訊息與議程,提醒他們參加
- 建議講師提前半小時到會場,可會前操作確認簡報投影
設備準備
- copy簡報檔到筆記型電腦,再攜帶到會場。如果會場已有電腦,則須考量檔案格式在不同電腦作業系統的呈現差異,備案是將簡報檔轉成 PDF 檔。
- 調整「螢幕保護模式」出現的時間、監視器能源省電的時間設定 (顯示器 -> 內容)
活動佈置/空間導覽系統
- 導引海報: 在關鍵地點(例如大道路到會議室間,與會者必經地點)貼活動海報 或 方向箭頭,以便導引與會者到會場會議室
- 活動議程海報: 在會議室門口 或 會議室內講台前張貼議程
網路基礎建設
- 講師與聽眾使用的網路環境應該分開,例如聽眾使用無線網路,而講師使用另一加密的無線網路,或者另外牽一條網路專線供講師使用。避免過多聽眾使用會場無線網路,反而影響到講師的網路使用。 (Thanks, Tenz!)
活動進行
人員編制
當天活動前
- 接待 / 報名處: 依照報名系統所給予編號、手機號碼前四碼,或者是依照姓名筆劃排序?
- 講師聯繫人,以便掌握講師行蹤
- 場地佈置 / 系統支援
- 設備準備: 關閉電腦的即時通訊軟體,例如 Line,避免講者演講時跳出對話訊息。
- 機動組
當天活動進行時
- 接待 / 報名處
- 如果有會前有提供訂便當,根據簽到表,再度確認便當數量,避免剩下太多沒人吃的便當
- 導引位置 / 座位
- 活動紀錄
- 文字紀錄
- 影音紀錄: 備有設備, 如相機, 錄音筆, DV 錄影時同時記錄特殊事件發生的時間點 (Timecode),例如演講開始與結束的時間,方便剪輯。 ...
- (選擇性) 附應頻道(Backchannel): 會議網頁或會場地點公佈該場次(session)的hashtag,讓與會者在會議進行中,透過同步網路技術如微部落格Twitter 的 hashtag 方式進行對話。透過事先約定好的 hashtag 可以方便地查找與會者的意見,例如twitter上#osdc或#osdc.tw的hashtag。
- (選擇性) 會後利用 Flickr 上傳相簿時也使用該標籤,方便找到使用者提供的相片,例如flickr上標上osdc的相片搜尋)。
- 主席/司儀:
- 時間控制(使用APP、打鈴 或 紙板提示時間)
- 茶點準備
- 機動組
Tea & Break
Tea
- 紙杯 茶水 茶包
- 或者建議自帶茶杯
Break
- 預留點心給講師 因為講師在休息時間,可能一直被與會人圍著問問題。當講師要去拿點心時,可能點心已經被一掃而空,預留點心給講師可以解決這樣的問題。即便主辦單位跟講師沒有溝通好,講師自己去拿了一份點心。因為只是一份多餘的點心,會後要處理也很容易。
會後
- 請與會者填寫滿意度問卷調查表: 詢問演講內容、演講場地等的滿意度。
- 請講師簽授權書(ex: 創用CC授權書),允許授權主辦單位將講師簡報檔、錄影等放到活動網站上。
- 行政庶務
- 活動紀錄
意外狀況
- 雨天備案/颱風天來臨: 會前通知 與 會場地點的公告。
- 無線麥克風的聲音忽大忽小: 更換無線麥克風的電池。
- 收電腦聲音的「音源線」故障: 更換成手持的無線麥克風 (建議有麥克風架)。
- 講師端: 如果場地的網路不穩定,則網站的線上瀏覽改成直接擷圖網站畫面; youtube等影音網站播放不順暢,則是先儲存為檔案,方便離線播放。
- 講師或來賓是外國人,可用Google 地圖英文版: Google Maps、Bing Maps 或者使用 Find Me Maybe - Android Apps on Google PlayAndroid 、The GeoSMS Composer for iPhone 等支援 Open GeoSMS Standard 的 APP 透過簡訊傳送地理位置。
- 視訊線上會議軟體的常見問題/技術故障排除的步驟
tools
- OpenConf Conference Management Peer-Review Software & Hosting Service via 研究生2.0: 辦研討會?讓OpenConf來幫你處理庶務
- sli.do 線上收集問題、投票 [Last visited: 2016-07-17]
會議 app
- Presentation Timer for both iPhone and iPad[1]
相關單位
- CPR Team 線路組 ( 線路組 CPRTeam) [Last visited: 2015-08-26]
further reading
- Main Page/zh-hant - Wikimania 2007,2007年維基媒體國際大會, Wikimania 2007/Taipei - Meta
- 柏強,徵求新名稱的網誌: 授權書及時間提示工具
- 會議型態
- Rex's blah blah blah » OSDC 2009 無線網路佈署備忘錄
- 增加研討會的效益
- Taiwan 2.0 » 十年一遇的簡報災難
- 揪團Online!線上辦活動、做報名表、畫地圖、架官網,一次幫你搞到好 (硬是要學)
- 2015 臺北藝術節 | 訂便當的藝術