Editing Conference preparation (section)

== 會前準備 (講師人選確認前) ==
Email 通知多位講師人選時，請使用 BCC (密件副本) 避免看到收件者多人的個資訊息<ref>[https://www.thenewslens.com/article/6984 搞不清楚「CC」和「BCC」嗎？四個技巧教你寫出一封專業的工作email - The News Lens 關鍵評論網]</ref>。 {{exclaim}}
* 活動目的: 專案需求目的?
* 議題與講師人選: 根據活動目的，決定研討會講題與可能的講師人選。
* 預算: 講師鐘點費、是否供應與會餐點、場地、講義簡報等費用等。
* 地點: 會前場地勘查 (以電腦教室為例，須考量是否有不能開機、是否有安裝資料復原系統，重新開機會導致學員儲存到桌面的檔案不見？)
* 時間: 
* (optional) 擬定[http://tw.confcodeofconduct.com/ 行為守則] (Code of Conduct)

=== 講師的初步意願確認信 ===

<table border="1" class="wikitable">
<tr>
 <th>提供資訊</th>
 <th>受邀者內心 OS</th>
 <th>主辦方建議</th>
</tr>
<tr>
 <td>時間地點</td>
 <td>我有辦法出席嗎？</td>
 <td>邀請信件建議一個月前提出邀請<ref>[https://www.facebook.com/wearytolove/posts/pfbid032p2o2LUQJaccwJQV85XZKUBH1qbpQojSiE4iMs7LXTApqrK9KGRXcs8f6tfgBw6ml Facebook] 「某DC辦公室邀約：一個月前敲定、15分鐘發表15分鐘討論、給薪、公文邀請函、事前連線測試。」</ref>、如果是熱門講師人選，有時甚至需要三個月前提前邀請。如果是外縣市的講師，需要協助交通以及到車站接應或安排計程車</td>
</tr>
<tr>
 <td>會議主題</td>
 <td>我熟嗎？我感興趣嗎？</td>
 <td>為什麼會找這位講師？會議主題跟受邀者的關聯性，例如透過出版著作領域、Blog 文章主題等方式熟知。</td>
</tr>
<tr>
 <td>會議定位</td>
 <td>這場會重要嗎？有意義嗎？（如：誰主辦的、屬於哪個計畫、會前已經做了哪些事、目前遇到什麼問題、會議結論有什麼效力、會後會有什麼 action item）</td>
 <td>主辦單位名稱、簡介、預定出席的聽眾是誰、哪個產業別等相關資料 </td>
</tr>
<tr>
 <td>其他邀請對象</td>
 <td>有專長重複的我就不用去了，另，如果有缺什麼領域的人，我可以幫推薦</td>
 <td> </td>
</tr>
<tr>
 <td>推薦人</td>
 <td>誰陷害我的？為什麼他要這樣對我？</td>
 <td> </td>
</tr>
</table>

=== 會前資訊提供信 ===

<table border="1" class="wikitable">
<tr>
 <th>提供資訊</th>
 <th>受邀者內心 OS</th>
 <th>主辦方建議</th>
</tr>
<tr>
 <td>詳細議程</td>
 <td>我要準備幾分鐘的發言內容？</td>
 <td>(1) 活動形式是演講或座談形式？ 與聽眾互動的時間比例預估多少? 例如一小時演講、一小時問答、(2) 課程或演講大綱是什麼？講師可否修改？</td>
</tr>
<tr>
 <td>承辦人背景</td>
 <td>我要用什麼角度切入比較好讓承辦單位理解？</td>
 <td> </td>
</tr>
<tr>
 <td>期望產生的效果</td>
 <td>我要講可以幫助發想跟規劃的大方向？還是講可以馬上實做的具體細節？</td>
 <td>根據活動目的、事先規劃預計開放參加的與會聽眾背景？</td>
</tr>
<tr>
 <td>會議資料</td>
 <td>我看看我能怎樣滿足你的期望…</td>
 <td> </td>
</tr>
<tr>
 <td>紀錄方式	</td>
 <td>這是黑箱會議嗎？我會變成背書用的橡皮圖章嗎？有錄影嗎？有文播共筆嗎？記錄會放上網嗎？有直播網址可以丟給朋友看嗎？</td>
 <td>如果要開放講師演講內容，需要請講師簽授權書(ex: [http://creativecommons.org.tw/static/law/core 創用CC授權書])，詢問是否允許授權主辦單位將講師簡報檔、錄影等放到活動網站上。</td>
</tr>
<tr>
 <td>酬勞</td>
 <td>公定價大家都知道，但還是講一下</td>
 <td> </td>
</tr>
<tr>
 <td>聯絡窗口</td>
 <td>我知道這些都不是你決定的，辛苦惹 </td>
 <td> </td>
</tr>
</table>

相關資料
* 初步意願確認信與會前資訊提供信，修改自 [https://etblue.blogspot.tw/2017/11/checklist-of-invitation-letter-for.html ETBlue 外星人吟遊地球: 成果發表： 空白模版 專家座談會 - 會議邀請信 checklist]，採用 CC BY 4.0 授權釋出。
* [https://medium.com/@makaroveiluete/%E8%AC%9B%E5%B8%AB%E9%82%80%E7%B4%84%E7%B4%A0%E6%9D%90%E7%AF%84%E4%BE%8B-73e73d4e6287 講師邀約素材範例 – 洪璿岳(Makarove) – Medium]
* https://www.facebook.com/765399790/posts/10158513977794791/

=== 活動網站 與 報名系統 ===
==== 活動網站 ====
* 申請[[Blog Hosting|BLOG服務]]
* 使用CMS
* 自行開發


==== 報名方式 ====
(根據與會者的e化能力調整)
* 純網路報名: 採用線上報名或email報名。
* 網路報名 + 其他報名方式: {{exclaim}} 並非所有與會者會上網時，增加傳真報名、電話報名。
* 現場報名


報名系統
* 自行架設: 
** [http://xoops.tnc.edu.tw/modules/wfdownloads/singlefile.php?cid=5&lid=53 eguide 活動報名系統] for XOOPS (注意如果使用unicode版，發的信件建議更改成Big5版，避免與會者收到的系統通知信是亂碼)
** [http://seminar.vollmar.ws/ Seminar for joomla!]
* 線上服務: 
** {{Gd}}[https://kktix.com/ KKTIX] (前[http://registrano.com/ Registrano])
** [http://spreadsheets.google.com/newform Google form]
** [https://www.typeform.com/ Typeform]
** [http://accupass.com/ 活動通 Accupass]
** [http://www.eventbrite.com/home/ Eventbrite]: Online Event Registration - Sell Tickets Online with Eventbrite 英文介面 {{access | date = 2017-12-22}}
** [http://uknowiknow.com/ 你知我知好學網 - 最好的課程報名平台]
** [https://www.meetup.com/ Meetup - We are what we do]
** [https://www.surveycake.com/ SurveyCake 企業級的雲端問卷服務] {{access | date = 2017-12-23}}
* 類似選擇: [[Research_surveys#Research_Tools.2FInstruments|線上問卷調查]]系統


報名時所填寫的資料

* (選擇性)報名者與演講者，在會議前對該主題的溝通: 報名時，讓報名的人寫下「用一句話描述什麼是xxx主題」、「對XXX主題想問的問題」，讓講師可以在會前了解報名的人對該主題的想像。(參考[http://www.hpx-party.com/ HPX聚會]的作法)
* 報名人的姓名或暱稱、服務單位與職稱
* 個資同意書

==== 加入行事曆 ====
* 加到 outlook, iCal,  google calendar
* 參考資料: [http://stackoverflow.com/questions/5179760/add-events-to-google-calendar-yahoo-calendar-outlook-and-ical javascript - Add events to google calendar,yahoo calendar, outlook and ical - Stack Overflow]


=== 工作人員編制 ===
* 哪些工作類型、工作說明
* 預定參加的工作人員，是否瞭解工作內容，如果是新加入的不瞭解工作內容，則是否需要加強訓練與練習
* 會前整體流程說明與工作人員訓練